Zonder twijfel herkennen veel bouwbedrijven zich in het volgende beeld. Sommige medewerkers of zelfs afdelingen van je bedrijf gebruiken nog altijd Excel – of papier! – om uren te registreren of projecten te beheersen. Vaak met de beste bedoelingen overigens, gewoon omdat ze het al jaren gewend zijn. Zo ging het ook bij
De Klerk, het constructieve-waterbouwbedrijf uit Werkendam (zie kader).
Financieel manager Niels Korevaar vertelt: “Begrotingen en werkelijke kosten werden door iedere projectleider afzonderlijk overgetypt in een Excel-bestand waarin de kostenbewaking plaatsvond. Dit is niet alleen omslachtig en geeft een grotere kans op fouten, maar ook ontbreken uiteindelijk de details. Je kunt bijvoorbeeld vanuit de cijfers niet meer terug naar bijbehorende facturen. Verder zat er een uitdaging in de registratie van meerwerk in een afzonderlijk project. Er ontstonden door de wijze van bijhouden grote verschillen tussen hoofdproject en meerwerk. Het één gaf verliezen te zien, het ander exorbitante winsten. Al met al was het lastig sturen op projecten.”
Totaaloplossing
Omdat de projectbeheersing niet op orde was, maakte De Klerk de keuze om vol te gaan voor de totaaloplossing die VanMeijel biedt. Met Metacom heeft De Klerk nu één compleet platform voor digitaal bouwen in huis. “Met duidelijke toegevoegde waarde”, zegt Korevaar, “alles wordt nu eenduidig ingevoerd, waardoor we helder en tijdig inzicht hebben in de projecten en alle kosten. Dat maakt eventueel bijsturen mogelijk.”
Toch was de weg ernaartoe nog best weerbarstig. Weliswaar ging eind 2018 een projectgroep voortvarend aan de slag, dat wil niet zeggen dat heel De Klerk in no time ‘om’ was. Korevaar zelf trad begin 2020 in dienst en hij trof een situatie aan die voor verbetering vatbaar was. “Wat heel goed was, is dat VanMeijel destijds mensen uit de business betrok in de projectgroep. Maar wat er vervolgens gebeurde, is dat de betreffende projectleiders weer te maken kregen met de alledaagse drukte. Zoals de uitvoering van projecten. Gevolg was dat ze minder tijd hadden om hun ervaringen met Metacom over te dragen aan andere projectleiders en medewerkers van De Klerk. De goede oplossing die Metacom is, landde dus niet bij ons hele bedrijf. Daardoor zagen we zelfs medewerkers weer teruggrijpen naar Excel en papieren bonnen.”
We hebben nu duidelijk zicht op alle cijfers: waar we zijn, wat de plussen en minnen zijn, waar we moeten bijsturen en waar niet”
Hoe krijg je je medewerkers mee?
Aan Korevaar de schone taak om verandermanagement in de praktijk te brengen. Lees: alle medewerkers van De Klerk mee te krijgen. Hoe heeft hij dat gedaan? “Belangrijk was dat ik daar het mandaat voor kreeg. Iemand vrijstellen voor zo’n taak is in mijn ogen dan ook een belangrijk advies aan andere bedrijven. Zelf ben ik begonnen met goed luisteren, naar alle verschillende projectleiders, maar ook naar de administratie en directie. Wat waren hun ideeën, hun wensen en behoeften?”
Hij geeft als voorbeeld het gebruik van digitale bonnen. “De standaardoplossing bleek niet optimaal aan te sluiten bij de wensen van de uitvoerders. Samen met hen heb ik besproken wat er in hun ogen niet goed werkte en wat ze dan wél zouden willen. Met VanMeijel zijn er vervolgens verschillende aanpassingen gedaan in de oplossing, om deze nog meer aan te laten sluiten bij de wensen van de uitvoerders.
Vervolgens heb ik in een aantal bijeenkomsten met de uitvoerders de nieuwe oplossing gepresenteerd en de voordelen ervan uitgelegd. Dat was overigens niet ingewikkeld, want de uitvoerders zagen al snel dat ze daarmee veel efficiënter konden werken. In plaats van gedoe met bonnenboekjes en zelfgemaakte foto’s, kunnen ze de bon nu eenvoudig in het systeem zetten. Deze wordt gefiatteerd door de projectverantwoordelijke, waarna ze in de mail een pdf ontvangen die ze weer kunnen doorsturen naar leveranciers.”
Duidelijk inzicht
Nu werkt De Klerk dan ook volledig digitaal én iedere medewerker doet mee. “Het goede van het pakket is dat Metacom naadloos aansluit op onze business. En bovendien flexibel aanpasbaar is. Zo hebben wij ook een staalbouwbedrijf. In het verleden is dat bewust buiten de digitale transformatie gelaten, omdat ze heel specifieke wensen hadden. Maar inmiddels zijn ook zij al grotendeels over. We ervaren nu op financieel gebied vooral rust. Neem een groot miljoenenproject als dat van de Krammersluizen (zie kader). We hebben daar nu heel duidelijk zicht op alle cijfers. Elke vier weken bespreken we die. We kunnen exact vaststellen waar we zijn, wat de plussen en minnen zijn, waar we moeten bijsturen en waar niet. Dat was enkele jaren geleden nog onmogelijk.”
De Klerk Werkendam is een bedrijf met een geschiedenis die bijna 150 jaar teruggaat. “Ooit begonnen we met kust- en oeverwerken,” vertelt Korevaar, “later zijn we ons gaan richten op de niche van de constructieve waterbouw. Intussen hebben we ook een eigen staalbouw- en werktuigbouwkundige tak. Projecten waar we ons mee bezighouden, zijn onder meer de bouw van kademuren, bagger-, kust- en oeverwerk en het onderhoud aan bruggen en sluizen.
Een mooi voorbeeld is het project Civiele Werken Krammersluizen in Zeeland, dat we in opdracht van Rijkswaterstaat uitvoeren. Met onze uitgebreide vloot, zoals kraan-, hei- en hijsschepen, voeren we groot onderhoud uit op en rondom het sluizencomplex waarbij alle disciplines van ons bedrijf samenkomen.”
Dit artikel is gesponsord door VanMeijel.
