Wat ging het eigenlijk altijd omslachtig. De werknemers van Van Lenthe Dalfsen (zie kader) vonden ’s ochtends een papieren werkbon in hun postvakje. Daarop stond onder meer naar welke locatie ze zouden moeten, op welke tijd, met welke machine en wie de contactpersoon bij de opdrachtgever was. Aan het eind van de werkdag moesten ze dit bonnetje invullen en weer bij Van Lenthe Dalfsen inleveren.
Dat liep niet altijd even gestroomlijnd, vertelt operationeel directeur Harold van Lenthe. “Zo’n werkbon bleef nog wel eens zitten in de tas van de betreffende werknemer, of in de machine. Of hij werd wel ingeleverd, maar bleef nog even in de map zitten van de uitvoerder die de werkbon zou moeten fiatteren. Kortom, er ging soms veel tijd overheen voordat de kosten eindelijk geregistreerd stonden in Metacom, het platform van VanMeijel.”
Los van de vertraging was er meer aan te merken op het vroegere proces. “Die bonnen moesten stuk voor stuk met de hand worden ingevoerd in het systeem”, zegt algemeen directeur Wouter Hulleman. “Dat is niet alleen enorm tijdrovend, maar geeft ook nog eens een grote kans op fouten.”
Optimaal gebruik Metacom
Het probleem is duidelijk. Voor de oplossing klopte Van Lenthe Dalfsen aan bij VanMeijel, met wie ze al sinds 2007 samenwerkten.
Die samenwerking is in de loop der jaren wel veranderd, volgens Harold van Lenthe. “VanMeijel was altijd onze softwareleverancier. Intussen zijn ze steeds meer onze partner geworden. Dat is echt een strategische verandering bij VanMeijel. In plaats van dat ze sec Metacom aan ons leveren, denken ze nu mee. Ze helpen ons om het platform optimaal te gebruiken.”
Het doet Harold Van Lenthe denken aan een uitspraak van een gastspreker tijdens een van de Next-events van VanMeijel. “Dat was enkele jaren terug. De spreker vertelde dat VanMeijel niet mag accepteren dat hun klanten Metacom suboptimaal gebruiken. Die uitspraak is me altijd bijgebleven.” Uitvloeisel van dat event was een strategiesessie die door VanMeijel met Van Lenthe Dalfsen werd ingepland. Wouter Hulleman: Dat was een boeiende dag, waarbij onze directie samen met een aantal leidinggevenden die met Metacom werken bij VanMeijel te gast was.”
Na een terugblik op de samenwerking, hebben beide partijen hun ambities uitgesproken voor de toekomst. “Waar lopen we nu tegenaan en hoe kunnen we samen met VanMeijel verder digitaliseren? Na een strategische analyse zijn onze pijnpunten in kaart gebracht en besproken. Het resultaat van deze dag is een digitaliseringsplan voor Van Lenthe Dalfsen om klaar te zijn voor de toekomst.”
We ervaren de huidige samenwerking, waarbij we als partners optrekken, als zeer prettig”
Werkbon via app
Omdat Van Lenthe Dalfsen hoe dan ook werk wilde maken van het digitaliseren van de eerdergenoemde werkbonnen, is die strategiesessie niet afgewacht. Harold Van Lenthe: “Dat zou sowieso een van de uitkomsten van de dag zijn geworden. Voor ons was het zo’n belangrijk project dat we er al eerder mee aan de slag zijn gegaan.” VanMeijel en Van Lenthe Dalfsen hebben in eendrachtige samenwerking een app ontwikkeld, waarmee werknemers op elk gewenst moment hun werkbon kunnen invullen. Alle nadelen van de papieren werkwijze vallen daarmee in één klap weg. De app levert geen vertraging op en de administratieve last en de foutmarge zijn minimaal.
Hoe heeft Van Lenthe Dalfsen zijn werknemers in de nieuwe werkwijze meegenomen? “We hebben eerst in kleine groepjes uitgelegd hoe de app werkt en wat de voordelen ervan zijn. Maar op een gegeven moment merkten we zelfs dat collega’s elkaar gingen overtuigen. Zo hebben we bijvoorbeeld een collega van 60 die andere collega’s begon te vertellen over de voordelen van de app. Bijvoorbeeld dat je je werkbon nu rustig ’s avonds na het eten kunt invullen, in plaats van dat je helemaal naar de zaak moet komen om hem in te leveren.”
Verdere samenwerking
Het werkbonnenproject is dus geslaagd te noemen. Van Lenthe Dalfsen kijkt dan ook uit naar de verdere samenwerking met VanMeijel. Harold van Lenthe: “We ervaren de huidige samenwerking, waarbij we als partners optrekken, als zeer prettig. Van Lenthe Dalfsen is een echt familiebedrijf, dat groot is geworden door goede relaties met anderen. De relatie met VanMeijel is een goed voorbeeld daarvan, die is de laatste jaren alleen maar sterker geworden. Wat mij betreft gaan we samen naar de digitale toekomst.”
Van Lenthe Dalfsen
Familiebedrijf, MKB-bedrijf en bedrijf waar mens en machine centraal staan. Van Lenthe Dalfsen is het allemaal. In 1948 richtte Hendrik-Jan van Lenthe, opa van Harold, het op. “Dankzij Marshallhulp na WOII werd hij in staat gesteld een trekker te kopen, om daarmee boeren in de omgeving te helpen”, vertelt Harold. De broers Herman en Henk van Lenthe, vader en oom van Harold, ontwikkelden het bedrijf van een loonwerk- naar een grondverzetbedrijf. “Met de mooie basis die is opgebouwd in het verleden, zijn wij nu een daadkrachtige partner in grond-, weg- en waterbouw met ruim 50 medewerkers.” Hulleman vult aan: “We organiseren het werk, maar bovenal máken we het werk, we hebben veel eigen materieel.” Zo vormt Van Lenthe Dalfsen de sterkste combinatie van mens en machine.
Dit artikel is gesponsord door VanMeijel.
