Jessica van der Burg
Aanbestedingsspecialist en partner bij Tenderwise
SBB
Fraude en vertrouwen
Afgelopen week kwam weer een grote (OV) aanbesteding negatief in de pers vanwege vermeende misstanden bij de beoordeling ervan. Hoewel het grootste deel van de aanbestedingen netjes verloopt, vallen uitzonderingen als deze op.
Onderhoudend inschrijven
Vaker voor een zelfde aanbestedende dienst inschrijven heeft zijn eigen dynamiek. Evenals elke lange relatie is de grootste valkuil voor het succes ervan het doen van aannames. Aannemen dat u de ander kent, dat u weet wat hij wil, dat hij weet hoe u werkt, hoe u het wilt, enzovoorts.
Neem de regie
Het aanbesteden bestaat al heel lang en het zal lang na ons ook nog wel bestaan. In de bouwsector maakt het daarmee deel uit van uit van de dagelijkse gang van zaken.
De kracht van de presentatie
Een goede inschrijving valt op. Inhoudelijk, maar ook uiterlijk. Alles klopt en is in gezonde balans. Visie, aandacht voor de opdrachtgever, offerte, taalgebruik en presentatie. Vergis u niet in de kracht van die balans. Het gaat naast de inhoud ook om de manier waarop u die overbrengt.
Aanbestedingen gebruiken
Hoewel de aanbestedingsmarkt vele miljarden bedraagt en opdrachten altijd welkom zijn, heeft het aanbesteden nog een ander commercieel interessant aspect: de marktinformatie die erdoor boven water komt. Wie besteedt wat en wanneer aan, welke contactpersonen zijn aan de organisatie gekoppeld, welke vorm van aanbesteding en contract worden ingezet, wanneer houden contracten op etc.
Invloed versus fraude
Als zittende partij is het heel verleidelijk om te proberen een aankomende aanbesteding te beïnvloeden. En dat is op zich ook geen verkeerd idee. In sommige gevallen vraagt zo'n klant zelfs om hulp.
Zittenblijvers
Soms is een aanbesteding van bijzonder groot belang voor een organisatie. Er is in veel gevallen bijvoorbeeld een zittende partij. De aanbesteding verliezen betekent concreet ook omzet verliezen - soms heel aanzienlijke omzet. Vaak wordt aangenomen dat het een voordeel is om in een dergelijke positie te verkeren: opdracht en opdrachtgever zijn bekend u heeft krediet kunnen opbouwen.
Doe maar duurzaam
Ik krijg altijd een nomen est omen-associatie als ik aan duurzaamheid denk. Iets duurs dat je lang samen doet. Zoiets. Maar die gedachte doet het idee natuurlijk flink te kort. In aanbestedingen en bij overheidsinkopen in het algemeen is duurzaamheid een hot item. Niet vreemd gezien de ambitie van de overheid om op termijn 100 porcent duurzaam in te kopen. Uiteindelijk zullen er alleen duurzame producten en processen worden ingekocht en worden zo nieuwe oplossingen en innovaties gestimuleerd.
Ieder zijn vak
Best value aanbestedingen zijn nog steeds in opkomst, en alle overige aanbestedingen laten zich steeds vaker door dit inkoopprincipe inspireren. Open vragen dienen bijvoorbeeld vaak in een zeer compacte vorm beantwoord te worden. En dat is prima, want het forceert je als inschrijver om je op de hoofdzaken te focussen.
Niet meedoen is ook een optie
Vaak hoor ik mensen klagen over de starheid van aanbestedingen. "Je hebt maar te doen wat er staat." En natuurlijk luistert een groot deel van de procedure ook heel nauw. Wat lever je aan, waar en in welk format. Afwijkingen zorgen voor diskwalificatie.
