Bij elk bouwproject moeten beslissingen worden genomen die zwaarwegende gevolgen kunnen hebben. Daarbij maakt het niet uit of het gaat om de bouw van een warenhuis, multifunctionele ontwikkelingsprojecten of om een kantoorgebouw, brug, tunnel, spoortraject of snelweg. Bouwkosten kunnen in de papieren lopen, deadlines kunnen afwijken en geplande processen kunnen veranderen.
Besluitvormers hebben betrouwbare informatie nodig. Deze is meestal afkomstig van verschillende bronnen en wordt vaak niet door het eigen bedrijf geleverd, maar door partners of dienstverleners. Het volstaat inmiddels niet meer om opslagruimte te hebben op servers binnen het bedrijf zelf. Ook niet door anderen er via een VPN-verbinding toegang tot te geven. Er zijn tools nodig om de bedrijfsprocessen te kunnen automatiseren en beheren.
Grote hoeveelheid gegevens
Naarmate een bouwproject groeit, neem ook het aantal personen toe aangezien er verschillende bedrijven bij betrokken zijn. Elke persoon genereert informatie. Denk daarbij aan beschrijvingen, e-mails, spreadsheets, presentaties, video’s, foto’s, CAD-tekeningen, 3D-modellen, evaluaties en notulen. Daardoor ontstaat een enorme hoeveelheid gegevens in verschillende bestandsindelingen.
Kostbare fouten
Informatie wordt vervolgens per e-mail of app gedeeld (als bijlage of als link naar de cloudopslag) en soms gebeurt dit nog per fax. Doorgaans bereikt deze informatie de persoon voor wie het bestemd is, maar vaak wordt er ook iemand onnodig in de CC gezet of wordt een ander erbuiten gelaten die dit wél had moeten ontvangen. Het enorme aantal betrokken personen en de behoefte aan dergelijke gedetailleerde coördinatie leidt tot een onhandelbare mate van complexiteit. Het gevolg is verouderde informatie, lang zoeken en kostbare fouten op het gebied van planning en implementatie.
Conventionele gegevensopslag
Al jaren bestaan er verschillende soorten gemeenschappelijke dataplatforms. Daarop kunnen verschillende bestandsindelingen opgeslagen worden die beschikbaar zijn voor gebruik. Ook toegangscontrolesystemen zijn niets nieuws. Daarvoor zijn doorgaans machtigingen nodig om ervoor te zorgen dat de gegevens alleen beschikbaar zijn voor en gewijzigd kunnen worden door geautoriseerde personen.
Toch is gegevensopslag alleen niet genoeg. Ook al kunnen gegevens uitsluitend door geautoriseerde personen worden opgeslagen en gewijzigd, wil dat nog niet zeggen dat altijd de meest recente versie wordt gebruikt. Sommige taken kunnen niet geautomatiseerd worden. Denk daarbij aan goedkeuringsprocedures of ervoor zorgen dat informatie op de juiste wijze wordt doorgegeven. Het systeem kan er niet voor zorgen dat personen op een gestandaardiseerde, procesgerichte wijze samenwerken. Dit moet door de mensen zelf gedaan worden. Dat betekent dat fouten onvermijdelijk zijn. Ook end-to-end documentatie is geenszins gewaarborgd, laat staan het gebrek aan integratie in bestaande systemen en werkprocessen zoals ERP en BIM.
Opslaan, verzenden en beheren
Een moderne common data environment (CDE) kan zo veel meer aangezien het over intelligente functies beschikt om end-to-end-processen te beheren. Het kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat bepaalde documenten eerst goedgekeurd moeten worden, voordat ze verder verspreid worden.
Notulenbeheer zorgt ervoor dat alle betrokkenen een kopie krijgen van de notulen, ongeacht of ze de vergadering al dan niet bijgewoond hebben. Het zorgt er tevens voor dat taken die tijdens een vergadering zijn toegekend ook daadwerkelijk aan de juiste persoon worden toegewezen en houdt vervolgens in de gaten of deze taken ook zijn uitgevoerd.
Automatische facturatie
Het hele factureringsproces kan eveneens worden geautomatiseerd. Denk daarbij aan bevestiging van de ontvangst ervan tot aan factuurverificatie en de uiteindelijke betaling. Een CDE fungeert dan als een single point of truth, zowel voor afzonderlijke projecten als voor meerdere projecten tegelijkertijd. Het bevat alle projectgegevens die gedocumenteerd en duidelijk toegewezen kunnen worden.
Verhoogde efficiëntie
Het is meteen al duidelijk dat een CDE veel tijd bespaart. Projectontwikkelaars melden dat zij tweederde minder tijd besteden aan factuurverificatie. En niet alleen relaties met leveranciers profiteren daarvan; ook het controllingteam heeft snel in de gaten hoeveel een project ongeveer zal kosten. Deze informatie is van cruciaal belang voor lopende projecten, maar helpt ook bij het ramen van de kosten voor toekomstige projecten.
Tijd besparen
Als alle betrokkenen de belangrijkste informatie vroegtijdig ontvangen, kunnen ze sneller samen bepaalde kwesties bespreken en oplossen. Door over te stappen op snellere planning en projectfasen worden de bouwtijden verkort, want als er fouten in de planning ontstaan door onduidelijke informatiestromen, kunnen de kosten om dit op te lossen hoog oplopen.
Nauwkeuriger plannen
Met CDE-modules, zoals de workflow simulator voor de bouw, kan er nog nauwkeuriger gepland worden. Het zorgt ervoor dat uitrusting tijdig – en pas wanneer het ook daadwerkelijk nodig is – op de bouwplaats aankomt. Ook worden materialen precies op tijd geleverd indien de ruimte schaars is. Workflows voor bouwprojecten worden daardoor nog betrouwbaarder, aangezien er uitsluitend bijgewerkte en goedgekeurde plannen naar buiten worden gestuurd. Zo wordt er precies gebouwd wat de bouwkundigen en de klant in gedachten hadden.
Toegangscontrole
Een nauwkeurig toegangscontrolesysteem zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen de gegevens kunnen inzien en bewerken. Toegangscontrolesystemen zijn niet in steen gebeiteld en kunnen op een later tijdstip nog worden aangepast. Bij het opzetten van een dergelijk systeem is het handig om goed na te denken wie welke bestanden mag inzien, wie wat mag bijwerken, wie toegang heeft tot beoordelingen, wie informatie mag delen en wie processen mag initiëren.
Lees hier meer informatie over common data environment.
Dit artikel is gesponsord door Thinkproject.
