Een compleet ERP-pakket aanschaffen en vervolgens eerst alleen het onderdeel HRM/Payroll in gebruik nemen? Bouwbedrijf Vink Bouw deed dat heel bewust. “We wilden de organisatie niet overvoeren”, legt procescoördinator Lisa Wille van Vink Bouw uit. “Het was onze bedoeling om medewerkers geleidelijk te laten wennen aan het systeem. Daarnaast leggen onder andere omvangrijke bouwprojecten in 2023 een behoorlijk beslag op de beschikbare capaciteit. Daarom hebben we de keuze gemaakt om in twee stappen het complete ERP-pakket van AFAS te implementeren."

Volgens planning neemt Vink Bouw in januari 2024 ook de onderdelen Financieel en Projecten in gebruik. Onze keuze voor AFAS is immers mede gebaseerd op het feit dat in het ERP-pakket de verschillende onderdelen zo mooi geïntegreerd samenwerken.”

Naar de tekentafel

Even terug in de tijd. Anderhalf jaar geleden kwam bij Vink Bouw de vraag op tafel of de bedrijfsautomatisering wel voldoende toekomstbestendig was. “We zijn teruggegaan naar de tekentafel en hebben het IT-landschap kritisch bekeken”, legt Lisa uit. “Dat heeft geresulteerd in een duidelijke visualisatie van IT-wensen. Daaruit bleek dat het gesloten ERP-systeem waar we destijds mee werkten een obstakel vormde voor onze ambities op IT-gebied. Het liefst wilden we allerlei applicaties aan het ERP-systeem koppelen, maar dat kon niet.”

Tijd voor oriëntatie

Werk aan de winkel dus voor Lisa, die ruim vier jaar bij Vink Bouw werkt en zich daar vooral met procesoptimalisatie bezighoudt. De voor het IT-project geformeerde stuurgroep nam ruim de tijd om zich te oriënteren op alternatieve bedrijfssoftware. Uiteindelijk kwam Vink Bouw uit bij AFAS. “De visie van AFAS komt sterk overeen met wat wij voor ogen hadden”, stelt Lisa. “Ook het feit dat het om een open systeem gaat, legt veel gewicht in de schaal. Daarnaast is een groot pluspunt dat het pakket schaalbaar is. Dat geeft ons het vertrouwen dat het mee kan groeien met ontwikkelingen in de toekomst.”

Workshops

De keuze voor AFAS leidde overigens niet meteen tot de ondertekening van een contract. Besloten werd om AFAS twee dagen workshops te laten verzorgen voor key users die met de software zouden gaan werken. “Om te zien en te voelen”, legt Lisa uit. Nadat die test positief was uitgevallen, lag de vraag op tafel: hoe nu verder? De stuurgroep hield diverse scenario’s tegen het licht en besloot het traject op te splitsen en te starten met HRM/Payroll.

Gebruiksvriendelijker

Vanwege de keus om te starten met HRM/Payroll raakte ook Heidi Roos betrokken bij het project. In de 34 jaar dat ze bij Vink Bouw werkt, vervulde Heidi verschillende functies. In 2018 werd ze gevraagd om zich met personeelszaken bezig te gaan houden. “Met name de menselijke kant ervan,” verduidelijkt ze, “dus niet de technische.”

Op 1 januari 2023 ging Vink Bouw live met verschillende onderdelen van HRM/Payroll. Dat geldt onder andere voor de payroll-module. “In vergelijking met de oude situatie is die, voor wat mijn ondersteunende rol betreft, een stuk gebruiksvriendelijker”, legt Heidi uit. “Bijvoorbeeld als het gaat om de verwerking van thuiswerkvergoedingen. Bovendien bevat dit onderdeel een koppeling met het pensioenfonds. Die hadden we eerder niet.”

Gefaseerde aanpak

Daarnaast kwamen functionaliteiten beschikbaar zoals het online personeelsdossier, adreswijzigingen en andere persoonlijke mutaties die de medewerker zelf kan uitvoeren. Ook het volledige door Heidi gecoördineerde traject van onboarding van nieuwe medewerkers werd ingericht, inclusief workflows voor de uitlevering van laptops en telefoons. “Deze gefaseerde aanpak leidt niet direct tot ingrijpende veranderingen voor onze medewerkers”, stelt Heidi. “Maar ze kunnen zo wel rustig aan het systeem wennen.” Het is de bedoeling dat per 1 januari 2024 ook de overige HR-functionaliteiten zoals urenregistratie, verzuim, verlof en declaraties in gebruik worden genomen. Dit valt samen met Financieel en Projecten.

Frisse wind

Heidi is blij met de komst van nieuwe HR-software. “Daardoor waait er een frisse wind door onze organisatie. Dat werkt heel stimulerend.” Het werken met de software gaat haar relatief gemakkelijk af. In de drie maanden dat HRM/Payroll draait, heeft Heidi één keer de helpdesk van AFAS ingeschakeld omdat taken niet goed in een takenbakje belandden. “Dat was met twee mailtjes geregeld”, zegt ze. “Ik heb al wel gemerkt dat je heel veel zelfstandig kunt oplossen. In AFAS Help vind je met behulp van filmpjes en uitleg in jip-en-janneketaal snel antwoord op je vragen. Lang leve AFAS Help.”

Fysieke mappen verdwenen

Heidi is er niet rouwig om dat de fysieke mappen met personeelsdossiers zijn verdwenen. “Die dossiers bevatten uiteraard nogal wat privacygevoelige informatie, dus daarom is het heel fijn dat ze nu in gedigitaliseerde vorm veilig in het systeem zitten.” De bedrijfsvoering is daardoor bovendien duurzamer geworden. Niet alleen zijn de personeelsdossiers gedigitaliseerd, ook de neiging om allerlei documenten af te drukken is afgenomen.

30 procent efficiëncywinst

Wat heeft de ingebruikname van de software Vink Bouw verder concreet opgeleverd? “In de drie maanden dat we met de software werken, hebben we volgens mij al dertig procent efficiencywinst geboekt”, zegt Heidi. Lisa verwacht dat dit bij HR zeker nog kan oplopen. “Het vertrouwen in het systeem groeit. Je ziet het aan de forse afname van de hoeveelheid Excel-lijstjes die hier altijd circuleerden.”

Werkprocessen aangepast

Tijdens de implementatie en ook daarna heeft Vink Bouw ervaring opgedaan met ondersteuning door consultants van AFAS. Heidi: “Laat het systeem het werk doen, hielden zij ons voor.” Volgens Lisa zijn bestaande werkprocessen soms aangepast aan het systeem. “Wij geloven niet uitsluitend in onze eigen filosofie. We zijn wendbaar genoeg om mee te gaan met de ideeën van AFAS over procesinrichting.”

Pittig project

Heidi heeft de implementatie van HRM/Payroll in nauw overleg met de stuurgroep gedaan. “Het was een pittig project, maar ik stond er gelukkig niet alleen voor. Bij de keuzes die we moesten maken, anticipeerde de stuurgroep heel slim op de toekomstige implementatie van Financieel en Projecten.” Heidi kijkt tevreden terug op het afgelopen halfjaar. “We hebben het met elkaar toch maar mooi geflikt. Dat geeft het vertrouwen dat we in de toekomst nog veel meer mooie stappen gaan maken.”

Impact van implementatie

Volgens Lisa moet de impact van een implementatietraject niet worden onderschat. “Kies je momenten zorgvuldig, zou mijn suggestie zijn”, aldus Lisa die nog een andere tip heeft. “We zijn sinds kort onderdeel van een community van bouwbedrijven die met AFAS werken. In die setting kunnen we leren van elkaar en als groep onze wensen kracht bijzetten. Door kennis en ervaring te delen, hoeven we niet opnieuw het wiel uit te vinden.”

Over Vink Bouw

Vink Bouw investeert in duurzame samenwerkingen met partners waar het bedrijf op kan bouwen. Want bouwen doen we echt samen, is de filosofie van Vink. Alle betrokkenen in het proces denken proactief mee, helpen elkaar om oplossingen te bedenken en nemen hun verantwoordelijkheid. Dit is terug te zien op de bouwplaats in de vorm van meer werkplezier en uiteindelijk een hogere kwaliteit van de projecten.

Bij Vink gelooft men in een vooruitstrevende en wendbare aanpak. Alleen zo kunnen duurzame gebouwen écht aansluiten bij de persoonlijke wensen van klanten en bewoners. Bij het in Nieuwkoop gevestigde bouwbedrijf werken ongeveer 130 mensen, waarvan circa zestig procent in een kantoorfunctie.

Over AFAS Software

In de bouw is een foutloos proces van projectadministratie van cruciaal belang. In onze ERP-software zit een geïntegreerde functionaliteit voor de bouw. Met onder andere projectbewaking, orderverwerking en de financiële administratie in één softwarepakket. Ons workflow management systeem werkt hierin als verbindende factor. Doel: meer grip op het proces van calculatie tot realisatie. Meer weten? Ga naar de website van AFAS.

Dit artikel is gesponsord door AFAS.