Voor Victor van de Kaa, onderdeel van het customer successteam bij ERP-specialist VanMeijel, hebben ERP-systemen geen geheimen. Hij heeft al talloze implementatietrajecten begeleid en weet dus waar de valkuilen zitten. Hij geeft tekst en uitleg bij de zes stappen.
Stap 1: Bepaal welk doel je wilt bereiken
“Een ERP-systeem aanschaffen kost tijd en geld”, zegt Van de Kaa. “Als je niet weet wat het je oplevert qua tijd, geld en gemak, zie je alleen dat bedrag op de offerte en dat zou je kunnen afschrikken. Daarom is het belangrijk om samen met je leverancier een businesscase te maken, waarin je de investering afzet tegen wat het je oplevert.” Dat zijn overigens niet alleen harde doelstellingen, zoals tijdwinst en inzicht, maar ook werkplezier en eenvoud voor gebruikers. Ook toekomstige doelen horen op het lijstje, benadrukt Van de Kaa. “Een ERP- systeem schaf je aan voor acht tot misschien wel tien jaar. Als je bedrijf over vijf jaar is verdubbeld en je bent daardoor uit je systeem gegroeid, is dat zonde. Het moet nu én over vijf jaar passen.”
Stap 2: Breng de huidige situatie in kaart
Om zeker te weten dat een ERP-systeem geschikt is, is het belangrijk dat alle bedrijfsprocessen duidelijk zijn. Welke software en apps worden nu gebruikt en door wie? “Ik zie regelmatig dat medewerkers een schaduwadministratie bijhouden,” zegt Van de Kaa, “zoals een projectleider die buiten het systeem om de uren van zijn medewerkers in een Excel-sheet zet. Het doel van deze stap is om alles boven water te krijgen, zodat je een ERP- systeem kiest dat daar naadloos bij aansluit.”
Stap 3: Maak een wensen- en eisenlijst
Op de lijst van functionele wensen en eisen staan, logischerwijs, zaken waaraan het pakket móét voldoen en zaken in de categorie nice to have. “Een calculatiepakket kan bijvoorbeeld een harde eis zijn, net als de keuze om in de cloud of juist via een server te werken. Het bijhouden van medewerkerscertificaten in het systeem valt wellicht meer onder nice to have.” Van de Kaa belooft alvast één ding: “Het perfecte pakket bestaat niet, je zult altijd ergens concessies moeten doen. Maar door onderscheid aan te brengen in moeten en mogen, kun je gemakkelijker een keuze maken, omdat je beter weet wat het je organisatie oplevert in de vorm van tijd of geld.”
De keuze voor een ERP-systeem gaat om méér dan alleen de software, je hebt een partij nodig die je succesvoller kan laten bouwen”
Stap 4: Denk na over de randvoorwaarden
De implementatie van een ERP-systeem heeft veel impact op een organisatie, niet alleen in geld maar ook in tijd. “Denk vooraf na die impact. Een ERP-systeem implementeren kan zes tot twaalf maanden duren. Die tijd moet er wel zijn. En je moet mensen vrijmaken die tijd hebben om aan de implementatie te werken en die beslissingen mogen nemen.” Ook voor deze stap is het belangrijk om te kijken naar wat het je kost én oplevert. Denk bijvoorbeeld aan een betere registratie van meerwerk of een efficiëntere urenregistratie. “Dan kun je de afweging beter maken.”
Stap 5: Selecteer een passend pakket en een passende partij
Het bedrag onderaan de streep zegt lang niet alles. Want wil je een standaard pakket dat sneller te implementeren is en minder kost, maar waarbij je je werkprocessen misschien wat moet aanpassen? Of kies je liever voor iets op maat? Dat kost meer qua tijd en geld, maar past wel naadloos bij de organisatie. En dan is er natuurlijk de keuze voor de ERP-leverancier: “Een ERP-traject doe je samen, het is een intensief traject”, benadrukt Van de Kaa. “Het is belangrijk dat je een goed gevoel hebt bij een partij en dat die met je meedenkt, je een spiegel voorhoudt, je soms dingen afraadt. Het gaat om meer dan alleen de software, je hebt een partij nodig die je verder kan brengen.”
Stap 6: Maak heldere afspraken
Een ERP-traject is niet altijd smooth sailing, zegt Van de Kaa. “Soms levert het wat worstelingen op, bijvoorbeeld omdat het langer duurt of omdat het toch meer kost. Dan is het belangrijk dat je vooraf goede afspraken hebt maakt over verwachtingen over en weer.” Dat vermindert niet alleen de kans op hobbels in de weg, het zorgt er ook voor dat je die gemakkelijker samen neemt. “En hier wordt opnieuw duidelijk dat het belangrijk is om dit traject aan te gaan met een partij bij wie je een goed gevoel hebt. Dan is de kans op succes het grootst.”
Dit artikel is gesponsord door VanMeijel.
