Als de zaken goed gaan, dan is dat het moment om belangrijke investeringen te doen. In mindere tijden pluk je daar als bedrijf de vruchten van. De geluiden over een nieuwe dip op de niet al te lange termijn worden steeds luider. En het is maar de vraag of je de volgende crisis doorkomt met je huidige manier van werken. Kortom: tijd om die investering in een nieuw systeem nu te doen. Maar waar begin je met digitaliseren? En hoe doe je dat zo snel mogelijk?
Tip 1: Breng alle processen in kaart
Alles? Ja, alles. Denk aan de in- en verkoop, materiaalbeheer en het projectmanagement op de bouwplaats. Vervolgens breng je een ideaal proces in kaart. Wat voor de een ideaal is, hoeft niet per definitie voor de ander zo te zijn. Het proces moet naadloos aansluiten bij de werkzaamheden en de cultuur van jouw bedrijf. Denk ook aan het aantal medewerkers. Voor een groot bedrijf gelden weer andere regels dan voor een kleinere firma.
Heb je het ideaalplaatje in de je hoofd, kies dan de software die bij je werkwijze past. Tegenwoordig mag je gerust een gebruiksvriendelijk systeem eisen. Nog een tip, kies een online systeem, dan ben je voortdurend voorzien van de laatste en veiligste versie met de nieuwste functionaliteiten.
Alle eerder genoemde processen zijn allemaal te digitaliseren. Maar dat is slechts het begin. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een portal waar klanten online het toekomstige gebouw in 3D kunnen bekijken en daar eventuele aanpassingen of wijzigingen kunnen doorgeven.
Het eventuele meer- of minderwerk kan daar worden geaccordeerd en direct doorgezet worden naar het leveranciersportal. Tegelijkertijd krijg je een veel beter overzicht van alles wat er gebeurt. Dat geeft de nodige rust en controle, want alles wat je nodig hebt haal je zo tevoorschijn.
Dit is nog maar het topje van de ijsberg. De wereld van digitalisering staat niet stil en ga er maar vanuit dat in de nabije toekomst nog veel meer wordt ontwikkeld waar wij baat bij zullen hebben.
Tip 2: Kies voor integratie
In de bouw is een foutloos proces van projectadministratie van cruciaal belang. Je wilt immers meer grip op het proces van calculatie tot realisatie. Zo is het mogelijk om in één systeem zowel de projectadministratie, werkbegroting, inkoop, financiële administratie, CRM als de personeelsadministratie en salarisverwerking te automatiseren.
Met de juiste inzichten vanuit de werkbegroting kun je scherp op de inkoop letten. Op die manier houd je grip op de kosten van de inkoop per bouwproject.
Bijkomend voordeel is dat alle informatie altijd op één plek staat in het digitale dossier. Er is altijd duidelijk wat er is gevraagd, en wat de aannemer heeft geleverd. Dit zorgt voor een goede borging; extra kwaliteit in het proces met je klant.
Met andere woorden door de keuze te maken voor een geïntegreerd ERP-systeem kan je jouw klanten optimaal en kostenefficiënt bedienen.
Tip 3: Duurzamer is efficiënter
Duurzaam staat al snel voor vaag, futuristisch en duur. De praktijk vertelt een ander verhaal. Neem nu eens iets praktisch als printen. Hoeveel papier komt er bij jullie uit de printerlade rollen?
Daar komt nog eens bij dat printers en scanners ook niet gratis zijn. Inktcartrigdes moeten regelmatig worden vervangen, die bovendien in afzonderlijke en niet bepaald milieuvriendelijke verpakkingen worden geleverd. Dankzij alle bewegende delen moeten er nog wel eens wat versleten printeronderdelen worden vernieuwd. En wat te denken van al die kostbare ruimte die archiefkasten innemen? Voor veel bouwbedrijven loopt printen flink in de papieren.
En dat terwijl printen zo goed als overbodig is geworden. Zo is facturatie volledig te digitaliseren. Offertes opmaken en laten goedkeuren door klanten, daar vervolgens facturen van maken en die weer versturen met een enkel ERP-systeem kan al sinds jaar en dag.
Hetzelfde geldt voor het ontvangen en verwerken van facturen van leveranciers. Het is nu al mogelijk dat deze handelingen volledig elektronisch kunnen worden gedaan. Facturen worden rechtstreeks van softwarepakket naar softwarepakket gestuurd.
Maar er is meer. Want er zijn tegenwoordig laptops, krachtige smartphones en tablets in allerlei soorten en maten. In combinatie met gebruiksvriendelijke online ERP-systemen die op al deze hardware draait, is uitprinten van een e-mail of factuur volkomen overbodig.
Zo sla je al snel een grote efficiencyslag, zorg je voor realtime inzicht in je financiën én je bent duurzaam bezig. Het mooiste? Je kunt er nu al mee aan de slag!
Tip 4: Goede informatie is goud waard
Eigenlijk een open deur, maar toch goed om te vermelden. Ga niet over één nacht ijs. Laat je goed informeren. Lees ervaringen van collega’s en ga te raden bij een expert die je kan helpen om het voor jouw ideale systeem in kaart te brengen en te implementeren. Zo wordt een kostbare investering een waarborg voor de toekomst.
Hoe kan een geïntegreerd bouwsoftwarepakket bijdragen aan een betere bedrijfsvoering? Dit whitepaper legt uit dat je door automatisering de kans op fouten kunt minimaliseren, inzicht hebt in de cijfers die er toe doen, de administratieve lasten kunt verkleinen en meer grip krijgt op het proces van calculatie tot realisatie.
Dit artikel is gesponsord door AFAS
