9 stappen voor een goed plan van aanpak voor aanbesteding

Een aannemer moet nogal wat stappen doorlopen om tot een goede aanbieding komen. Van het projectteam dat je samenstelt tot het doorgronden van de uitvraag. Een gestructureerd stappenplan is veelal de sleutel naar een zo hoog mogelijke kans op gunning bij een aanbesteding.

Als aannemer heb je ongetwijfeld al een goed beeld bij de stappen die je moet doorlopen bij een aanbesteding. Maar wat is er belangrijk in die stappen? Waar mag je niet aan voorbijgaan?

Samen met directeur Jeroen Stegehuis van advies en ontwerpbureau Stegehuis Infra uit Oldenzaal stelden we 9 stappen op om tot een goed plan van aanpak voor een aanbesteding te komen.

Stap 1: kan ik de opdracht aan?

De aandacht gaat eerst uit naar het beoordelen van de grootte van de plannen. Nog voordat je je inschrijft dus. Welke impact heeft het werk op mijn organisatie? Wat is de precieze doorlooptijd? En welke kosten ga ik maken? Ook als er wordt gevraagd om specifieke kennis, bijvoorbeeld over asfalt. Maak dan een goede afweging of de opdracht voldoende aansluit bij de capaciteit en het kennisniveau wat je te bieden hebt.

Stap 2: wie gaan het doen?

Vervolgens ga je je projectteam samenstellen. Wie is er geschikt voor de klus en wie is er beschikbaar? Ook belangrijk: wat is een ideale verhouding tussen het aantal externe en interne krachten? Wanneer je een klus vooral intern wegzet, dan bestaat de mogelijkheid dat je in een te klein kader denkt. Out-of-the-box oplossingen blijven dan vaak uit. Zoek dus naar een goede balans om enerzijds de creativiteit te borgen en anderzijds de lijnen kort te houden. In deze stap is het ook belangrijk om de kerntaken helder te hebben. Zorg dus in ieder geval voor een kernteam dat bestaat uit een projectleider, calculator en EMVI-schrijver. Afhankelijk van de aard van het project voeg je andere kernteamleden toe. Denk bijvoorbeeld aan een omgevingsmanager als het project veel overlap heeft met mogelijke ‘sociale risico’s’.

Stap 3: maak een tenderplanning

De derde stap is het maken van een tenderplanning. Samen met je team maak je een analyse van kansen, risico’s en de te volgen strategie. Legt de opdrachtgever de nadruk op ambities of zijn het panklare eisen die worden gesteld? Hoeveel capaciteit heb ik dadelijk nodig? Op welke risicobeheersingsmaatregelen kan ik alvast voorsorteren? En wat zijn de mogelijke effecten op de begroting? Een tenderplanning is je basisstructuur waar je altijd op kunt terugvallen.

Stap 4: wie zijn de beoordelaars?

Achterhaal altijd wie de beoordelaars zijn. Zijn de beoordelaars bijvoorbeeld techneuten of juist beleidsmakers? Een essentiële vraag om je kans op gunning te vergroten. Je plan van aanpak stem je namelijk niet alleen af op de inschrijvingsleidraad, maar ook op de samenstelling van de beoordelaars. Een techneut ziet bijvoorbeeld liever het onderscheidend vermogen in de technische berekeningen. Een beleidsmaker verwacht wellicht meer van jouw visie op het totale project.

In deze stap is het ook aan te raden om alvast de aandacht te verleggen naar de vorm en opmaak waarin je je plan van aanpak wilt gieten. Investeer je in een aantrekkelijke opmaak of kies je voor degelijkheid? Ook hier speelt de samenstelling van de beoordelaars een belangrijke rol. Probeer dus een goede inschatting te maken waarom én hoe een investering in de opmaak meerwaarde biedt om de kans op gunning te vergroten. Heeft de opdracht veel overlap met jouw unieke expertise? Dan is het zeker een overweging waard om meer aandacht te besteden aan de opmaak en vorm.

Stap 5: ligt de nadruk op prijs of kwaliteit?

Weet je wie de beoordelaars zijn? Bepaal dan hoe en waar je wilt scoren. Waar ligt bijvoorbeeld je kracht als bouwbedrijf? Hoe kun je die kracht inzetten om de kans op gunning te vergroten? Om een goed antwoord te krijgen op die vraag moet je eerst nagaan of je meer op prijs of op kwaliteit moet zitten. Als je bijvoorbeeld een korting van anderhalf miljoen kunt realiseren op een prijs van drie miljoen, dan is dat een andere situatie wanneer je maar een korting van twee ton kunt realiseren. Wil je op kwaliteit het verschil maken, dan is het een strategische keuze om hiervoor extra maatregelen te bedenken, inclusief bijbehorende kosten.

Stap 6: maak een omgevingsscan

Zodra je inzichtelijk hebt waar je op in wilt zetten, maak je een scan van de omgeving. Onthoud: maak een fysieke scan van de omgeving, maar focus je ook op documentatie over de omgeving. Heb je bijvoorbeeld te maken met een populaire fiets- en wandelroute? Zijn er sluiproutes die kansen opleveren om de omgevingshinder te beperken? Is de locatie weleens negatief in het nieuws geweest? En met wat voor soort bouwgrond hebben we eigenlijk te maken? Alles draait in deze stap om de verdieping in het werk en het stellen van zo veel mogelijk vragen. Loop dus stap voor stap alle details na die effect hebben op je plan.

Stap 7: bepaal het zwaartepunt van de opdracht

In de zevende stap vraag je jezelf af waar het zwaartepunt komt te liggen in je plan van aanpak. Stel: de gemeente eist om een lengte van zes pagina’s aan te houden. Hoe verdeel je die pagina’s dan over de verschillende aandachtsgebieden?

Ga je vier pagina’s aan risicobeheersing besteden of houd je het bij één pagina? In deze fase is het dus belangrijk om een goede inschatting te maken waar het succes van het project van afhangt. Al het voorwerk dat je hebt verricht – zoals het achterhalen van de beoordelaars en het maken van een omgevingsscan – komt in deze stap samen.

Stap 8: de ‘nota van inlichtingen’

In de een-na-laatste stap is er ruimte om vragen te stellen aan de opdrachtgever over bijvoorbeeld onduidelijkheden of zaken die je opvielen. Belangrijk: ook andere inschrijvers zien de vragen die jij indient en dus ook de antwoorden. Onderschat deze stap niet, want hier valt namelijk veel te behalen om de kans op gunning te vergroten. Dat doe je door goed na te denken over de vragen die je wilt stellen. Wil je niet dat alle inschrijvers van een vraag op de hoogte zijn? Dat kan een strategische keuze zijn. Zo loop je namelijk geen achterstand op qua prijsvorming, omdat jij wél een mogelijk risico hebt ontdekt en de overige inschrijvers mogelijk niet. Kies je er wel voor om de vraag te stellen? Stel de vraag dan zo dat je eigen plan van aanpak er ook beter van wordt.

Stap 9: reserveer tijd voor een onafhankelijke review!

In de laatste stap werk je toe naar het conceptplan en het uiteindelijke definitieve plan. Rond deze tijd krijg je ook antwoord op de vragen die je hebt ingezonden. Een kritische laatste check is essentieel in deze stap. Sluit je voldoende aan bij de uitvraag? Zijn er specifieke ambities die zijn onderbelicht? Zodra je ook de faseringen hebt ontvangen is het aan te raden om nog een extra onafhankelijke partij in te schakelen voor een review. Veel bouwbedrijven reserveren te weinig tijd voor deze laatste check. Dat terwijl het juist vaak nieuwe inzichten kan opleveren die de kans op gunning vergroten. Kortom: zorg er in de eerste plaats voor dat je plan van aanpak SMART geformuleerd is.