Aanbesteden in de bouw: met deze tips maak jij het verschil

Ben je als aannemer in de bouw of infra van plan om je in te schrijven voor een aanbesteding? En moet je daarvoor een plan van aanpak opstellen? Maak je plan dan SMART om écht het verschil te maken.

Ten eerste betekent dat natuurlijk dat je de inschrijvingsleidraad goed moet ontleden. Wat is echt belangrijk en waar kun je je onderscheiden? Bij een aanbesteding is zo'n leidraad vaak op dezelfde manier opgebouwd. Eerst worden de (project)doelstellingen en kaders uiteengezet. Termen als Social Return on Investment (SROI) en duurzaamheid zijn daarin de laatste jaren terugkerende elementen. Vervolgens komen planning, budget, omgevingsmanagement, kansen en risico’s aan bod. Dit is het onderdeel waarin jij als aannemer het verschil moet maken. ‘Be SMART’ dus.

SMART: wat is het ook alweer?

Voordat je begint met het SMART maken van jouw plan van aanpak, leggen we je uit wat de term precies inhoudt. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Zie het als vijf randvoorwaarden die jouw boodschap concreet en controleerbaar maken. Het voordeel is dat je daarmee autoriteit, ervaring en vertrouwen uitstraalt naar de opdrachtgever. Dis is vaak nog een onderschatte factor voor aannemers.

Je plan van aanpak SMART maken

Om je zo goed mogelijk op weg te helpen, leggen we iedere randvoorwaarde langs een (fictief) voorbeeld uit de praktijk. Want wanneer formuleer je nou concreet? En hoe weet je dat? Over het algemeen geldt voor iedere zin in je plan van aanpak het volgende handige controlemiddel: maak het de opdrachtgever zo makkelijk mogelijk.

1. Wees specifiek

Zorg dat er geen ruimte voor interpretatie mogelijk is. Dubbele betekenissen stralen namelijk onzekerheid uit. Termen als ‘hoogstwaarschijnlijk’, ‘kansrijk’ en ‘eventueel’ zijn weinig specifiek. Lijdende werkwoordsvormen zoals ‘zullen worden aangepast’ hebben een vergelijkbaar negatief effect op de interpretatie van de opdracht gever. Een voorbeeld: ‘Binnen de fasering van de Gemeente Utrecht is zorg besteed aan de bereikbaarheid en doorstroming van het stationsgebied en de aansluitingen op het Wezemer Plein’. Deze zin roept veel vragen op bij de opdrachtgever. Om wat voor zorg gaat het dan? De term ‘zorg’ is bovendien op meerdere manieren te interpreteren. Was het voldoende om er even zorg aan te besteden of levert het ook concreet een bijdrage aan het project?

Straal autoriteit, ervaring en vertrouwen uit”

De volgende formulering is specifieker: ‘Binnen de fasering realiseren we een optimale bereikbaarheid en doorstroming van het stationsgebied en de aansluitingen op het Wezemer Plein. Dit doen we door het verkeer tijdig met duidelijke wegbewijzering op cruciale punten te begeleiden naar de eindbestemming’. In twee korte zinnen geef je direct antwoord op de belangrijkste vraag van de opdrachtgever: hoe ga je het organiseren? Op deze manier straal je veel meer kundigheid en vertrouwen uit.

2. Maak het meetbaar

Een belofte kan nog zo goed klinken, zonder er een meetbaar vervolg aan te geven, blijft het niets meer dan een holle belofte. Dit voorkom je door cijfers, aantallen en percentages te noemen. Beloof je een maximale reductie van de hinderbeleving? Wat betekent dat dan precies? Beperkt de hinderbeleving zich tot een straal in kilometers rond het werkgebied of is het de hoeveelheid klachten die binnenkomen? Door je beloftes meetbaar te maken, straal je professionaliteit en verantwoordelijkheid uit.

Bouwberichten
Als eerste op de hoogte van de nieuwste bouwprojecten
3. Houd het acceptabel

Ga niet het wiel opnieuw uitvinden door doelstellingen te overtreffen of door ze anders te interpreteren. Vraagt de aanbestedende dienst om een inrichting van de openbare ruimte die zorgt voor meer sociale cohesie tussen twee buurten? Zorg er dan ook voor dat je met een oplossing komt die aansluit bij die doelstelling. Stel bijvoorbeeld geen extra oplossing voor om de sociale cohesie tussen bouwteam en buurt te borgen. Klinkt mooi, maar is geen doelstelling en draagt niet bij aan het project.

Een zorgvuldige beargumentering is ook hier weer van essentieel belang: zorg daadwerkelijk voor meer sociale cohesie en stel geen oplossingen voor die alleen de kans op sociale cohesie vergroten. Denk daarbij aan een start-up café bij de oplevering van de bouw en betrek daar twee vertegenwoordigers van de buurt bij. Zij moeten het daarna gaan overnemen. Je zorgt dus voor de eerste aanzet voor ontmoeting, daarna draag je het stokje over.

4. Formuleer realistisch

Iedere aannemer weet: de datum van oplevering is heilig. Zorg er dus voor dat de oplossingen die je voorstelt niet conflicteren met de verwachtingen die je schept. Een realistisch plan van aanpak valt bovendien eerder in de smaak dan wilde cowboy-beloftes. Twijfel je of je plan van aanpak voldoende realistisch is? Ga dan altijd weer terug naar de basis: maak het specifiek, meetbaar en houd het acceptabel.

5. Plaatsen in de tijd waar het kan

‘Op termijn’, ‘zo snel mogelijk’, ‘binnen afzienbare tijd’: het zijn tijdsaanduidingen die niets zeggen over wat je wanneer nu precies gaat doen. Dwing jezelf daarom zo veel mogelijk een goede balans te vinden in het noemen van tijdsaanduidingen die je waar kunt maken en welke niet. Is het te gewaagd om concreet een tijdsaanduiding te geven, omdat er meerdere factoren van afhankelijk zijn? Noem de factoren en eventuele risico’s en schets scenario’s waar je wél een tijdsaanduiding aan kunt verbinden. En altijd prettig: geef buffers in de planning aan waarin je uitloop kunt opvangen. En dan nog een laatste tip: schrijf in de actieve vorm. Geen lijdende zinnen waarin worden, kunnen en zullen in elke zin terugkomen, maar formuleer lekker duidelijk en concreet in de tegenwoordige tijd. Dat komt de SMART uitstraling van je plan zeker ten goede!