Minder onbetaalde facturen krijg je alleen voor elkaar wanneer je begint bij het begin: het eerste contact met de opdrachtgever. Vaak gaat het al mis met de communicatie over de afspraken. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt met de opdrachtgever over de prijs en over bijvoorbeeld meerwerk. Dus wat zit er wel en wat zit er niet bij de prijs inbegrepen. Wanneer meerwerk zich voordoet, dien je de opdrachtgever daarover van tevoren te waarschuwen. Ook dien je de concreet te verwachten meerkosten door te geven. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je het meerwerk niet in rekening kunt brengen.

Afspraken vastleggen

Leg je afspraken altijd goed vast. Dit hoeft niet per se met lange contracten en handtekeningen, maar kan bijvoorbeeld ook per e-mail of WhatsApp. Zolang je het later maar goed kunt terugvinden. Het mooiste is wanneer je een duidelijk akkoord van de opdrachtgever hebt gekregen en daar ook bewijs van hebt.

Een handige manier om niet alles steeds tot in detail te hoeven vastleggen, is het gebruik van algemene voorwaarden. Goede algemene voorwaarden kunnen het verschil maken in een discussie over betaling. Het is wel belangrijk dat je algemene voorwaarden inhoudelijk goed (up-to-date) zijn en ook goed worden gebruikt. Dit is niet moeilijk en kan heel efficiënt, maar de naleving van de regels daarover luistert nauw.

Debiteurenbeheer

Wanneer je alle afspraken duidelijk hebt gecommuniceerd en hebt vastgelegd en het werk (tot de eerste termijn) klaar is, kun je met een goed gevoel de factuur sturen. Wanneer het dan toch nog voorkomt dat de opdrachtgever niet betaalt, is het belangrijk er strak bovenop te zitten. Zorg ervoor dat je kort na het verlopen van de betalingstermijn een vriendelijke herinnering stuurt of er achteraan belt. Dit kun je vervolgens nog een paar keer herhalen en zo nodig kun je steeds dwingender van toon worden. Plan goed van tevoren in wanneer je welke brief stuurt (herinnering, aanmaning) en stuur die steeds strak op tijd, zodat je opdrachtgever weet dat je er bovenop zit. Communiceer in je laatste aanmaning duidelijk dat je bij niet-tijdige betaling de incasso uit handen geeft.

Het kan natuurlijk voorkomen dat een debiteur simpelweg het geld (even) niet heeft. Bijna iedere ondernemer heeft ten slotte wel eens last van liquiditeitskrapte. Zorg er in zo’n geval voor dat je duidelijke betalingsafspraken maakt en dit ook vastlegt. Dus op welke datum betaalt de debiteur welk bedrag. Komt de debiteur de betalingsregeling niet na? Blijf er dan bovenop zitten en geef zo nodig alsnog direct daarna de incasso uit handen.

Incassobureau of advocaat?

Wanneer de opdrachtgever – ondanks diverse aanmaningen en mogelijk zelfs een betalingsregeling – nog steeds niet betaalt, is het verstandig de incasso op tijd uit handen te geven. Wanneer de factuur niet (inhoudelijk) wordt betwist, kun je de incasso prima uitbesteden aan een incassobureau of deurwaarder. Heeft de opdrachtgever wel een inhoudelijk verweer, bijvoorbeeld dat het werk niet goed is opgeleverd? Laat je dan adviseren door een advocaat met verstand van zaken. Die kan beter inschatten of het zin heeft de incasso door te zetten of dat eerst het probleem verholpen moet worden. Een incassobureau of deurwaarder heeft die expertise vaak niet (in huis).

Uiteindelijk is er maar een manier om betaling van een factuur af te dwingen, namelijk de gang naar de rechter. Alleen met een veroordelend vonnis in je handen kun je betaling met behulp van een deurwaarder afdwingen.

De tips nog even op een rij:

• Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert over (prijs)afspraken en deze afspraken goed vastlegt.
• Stel van tevoren een strak debiteurenbeleid op. Bepaal dus op welk moment je welke brief (herinnering, aanmaning) verstuurt en wanneer je er achteraan belt.
• Geef de incasso tijdig uit handen en kondig dat ook aan.

Schakel een deskundige in, afgestemd op het verweer. Is er geen verweer? Dan kun je prima een incassobureau of deurwaar inschakelen. Heeft de opdrachtgever wel een verweer? Raadpleeg dan een advocaat.