In de bouwwereld is Groothuis een bedrijf dat vooroploopt met vernieuwingen. Directeur Claudi Groothuis (de derde generatie) weet nog goed dat de fax zijn intrede deed op het kantoor. “Wij waren een van de eersten, dat was wat in die tijd. Later kwam e-mail, daar waren we ook snel bij. Het zit in onze aard om continu nieuwe ontwikkelingen te omarmen.”

Het is dan ook niet verwonderlijk dat juist Groothuis, met honderd medewerkers actief in heel Nederland, grote stappen zet in de verdere automatisering van bedrijfsprocessen. Die ontwikkeling valt niet los te zien van de nieuwe visie op ICT die het bedrijf heeft geformuleerd. Sterker nog, dat is de basis geweest voor de overstap naar het ERP-pakket van AFAS.

De rol van data

“We zijn 1 januari 2024 live gegaan, maar het is goed om dat in de bredere context te plaatsen”, vertelt Hendrik Eikelenboom. “Uiteindelijk is software geen doel, maar een middel om onze visie te bewerkstelligen. We hebben onszelf de vraag gesteld: hoe willen we onze organisatie toekomstbestendig inrichten als het gaat om ICT? Hoe willen we werken en samenwerken, en hoe zien we de rol van data daarin? We willen de toekomst naar voren halen, zodat we vandaag de juiste keuzes maken voor morgen. Daar hebben we ‘data-integraliteit’ voor nodig, standaardisatie en efficiëntie, zodat we van registeren naar analyseren gaan.”

Meer dan een boekhoudpakket

Vanuit die visie heeft Groothuis een compleet nieuw ICT-landschap ingericht. De servers, het besturingssysteem, een managementsysteem voor projectdata en een nieuwe ICT-partner voor het beheer. Voor een integrale, eenduidige en efficiënte manier van werken richtte het bouwbedrijf zijn ogen op nieuwe ERP-software. Hendrik: “Het pakket waarmee we werkten was verouderd en werd niet meer voldoende ondersteund. Deze gehele ICT-transitie was het juiste moment voor automatisering van onze bedrijfsprocessen. We zochten een passende oplossing die veel meer is dan een boekhoudpakket alleen.”

Op basis van eerdere ervaringen kwam al snel AFAS in beeld. “Sinds 2021 werken wij met de HRM & Payroll-software, dus daar hebben we affiniteit mee. Heel eerlijk: dat verliep in die begintijd niet soepel, al had dat meerdere oorzaken. Toch zijn we die optie serieus gaan onderzoeken.”

Claudi Groothuis heeft daar een aanmoedigende rol in gehad. “Ik ken het bedrijf al langer. Ik mocht er eens rondkijken vanuit een studie die ik volgde en was enorm onder de indruk. Hoe ze naar mensen kijken, de vibe in het pand, het moderne werkgeverschap: ik voelde dat dit bedrijf bij ons zou passen. We delen de manier waarop we naar de wereld kijken. Ik was dus al fan. Maar veel belangrijker dan dat is dat onze organisatie die keuze draagt. Ik kan van alles willen, onze mensen moeten met het systeem werken en er waarde aan toevoegen.”

Grip op processen met workflows

Een grondige verkenning onder leiding van teamleider Financieel Jan van Spijker volgde. “We hebben een werkgroep samengesteld en zijn gaan kijken bij bouwbedrijven die al met AFAS werken’, vertelt Van Spijker. “We zijn hun processen langsgegaan: wat past het beste bij onze toekomstvisie? De vele mogelijkheden waren een eyeopener. Alles wat je maar wenst kun je instellen. En de ingerichte workflows zorgen vervolgens voor grip op processen, dankzij de eenduidige werkwijze en borging van kwaliteit. Kijk, dan heb je een schaalbaar systeem waarmee je als organisatie verder kunt groeien.”

Het was duidelijk: de keuze was gemaakt. Groothuis pakte door met de implementatie, die tussen de zomer en de kerst van 2023 plaatsvond. Met succes. Inkoop, financieel, CRM, projecten, ordermanagement: al die processen zijn ondergebracht in het nieuwe systeem.

Alle data in één systeem

Een spannende tijd, maar vier maanden later maakt de organisatie de eerste positieve balans op. “We zijn tevreden met waar we nu staan”, zegt Eikelenboom. “Natuurlijk leren we nog steeds, het gaat met vallen en opstaan. Dat is logisch bij zo’n impactvolle overstap. Maar uiteindelijk is iedereen tevreden met de keuze die we hebben gemaakt. Onze mensen zien de vooruitgang en de mogelijkheden die werken met deze software ons biedt.”

Wat werken met deze bouwsoftware de organisatie van Groothuis nu al brengt? Eikelenboom: “Processen verlopen efficiënt en effectief. We hebben al best veel workflows ingericht en dat loont. De integraliteit van onze data in één systeem is een groot voordeel. Neem contractmanagement. Al onze inkoopcontracten volgen één digitaal proces, compleet met ondertekening en goedkeuring. Onze inkooporders zijn nu gekoppeld aan relatiebeheer. En onze CRM is nu altijd up-to-date, want het wordt gevoed door een database met data die actueel en kloppend is.”

Meer zekerheid en efficiency

Dankzij de automatiseringsslag is het aantal handmatige handelingen enorm verminderd, vertelt Van Spijker. En dat levert diverse voordelen op. “Nu we bijvoorbeeld het proces van ordermanagement ingericht hebben in het systeem weten we zeker dat het goed doorlopen is. Voorheen bleef het mensenwerk en zweefden contracten nog weleens rond. Dan moesten we ervoor zorgen dat de juiste persoon het juiste contract onder ogen kreeg. Nu zit het in een workflow en staat erbij wie het contract wanneer moet ondertekenen. Dat biedt zekerheid. En ook efficiëntie. “

Sturen vanuit trendanalyses

De basis staat, de kinderziektes zijn eruit. De tijd van doorontwikkeling is aangebroken. “Er zit een enorme potentie in het systeem zoals wij het nu hebben ingericht. Steeds een beetje meer gaan we die potentie benutten. De toekomstvisie van Groothuis blijft daarbij leidend. “We gaan bijvoorbeeld meer naar business-controlling toe. Onze KAM en financiële afdeling gaat dankzij het nieuwe systeem meer datagedreven werken en sturen vanuit trendanalyses. Zij gaat onze organisatie op basis van alle data in ons systeem een spiegel voorhouden. In plaats van de kosten gaan we het steeds meer hebben over de opbrengsten. Dat zijn waardevolle ontwikkelingen voor ons bedrijf.”

Stap voor stap benut Groothuis de mogelijkheden die de bouwsoftware biedt. “Wij weten ook dat het morgen niet klaar is. Het blijft een continu proces van optimalisatie.” Groothuis vindt het daarbij bewonderenswaardig hoe de organisatie meebeweegt. “Het is nogal een transitie. Er is een enorme wil om de verbetering voor de toekomst te zien. Dat vind ik heel knap van ons team.”

Efficiencyslag

Een mooi voorbeeld is hoe medewerkers op de bouwplaats met de AFAS Pocket app werken. Uren boeken, declaraties indienen, verlof aanvragen, loonstroken inzien: ze doen er van alles mee. Uitvoerders kunnen via de app direct een uitvoerdersbon verstrekken. “Zeker het uitschrijven van bonnen via de app is een efficiencyslag. Voorheen waren daar veel handelingen mee gemoeid, nu gaat het twee keer zo snel.”

Samen verder groeien

Aan de horizon gloort verdere groei voor Groothuis Bouwgroep. De nieuwe software ondersteunt die ontwikkeling. Groothuis: “In de utiliteitsbouw kunnen we steeds complexere en grotere bouwprojecten aan. Ons nieuwe systeem maakt dat mede mogelijk. Het is heel schaalbaar. Als we een nieuwe medewerker verwelkomen hoeven we niet na te denken waar een contract naartoe moet. Dat is gestandaardiseerd in het systeem. Dat is heel fijn werken. En het biedt veel kansen voor de toekomst. We hopen dat AFAS ook van ons blijft leren, zodat we de doorontwikkeling samen kunnen vormgeven.”

Dit artikel is gesponsord door AFAS.