Metacom Online is, naast Metacom+, onderdeel van het digitale bouwplatform Metacom van automatiseringsbedrijf VanMeijel in Emmeloord. Het is een cloudplatform voor digitale procesondersteuning die speciaal voor bouwbedrijven als Dura Vermeer is gemaakt. Via dit platform – tot voor kort ook bekend als Bizzstream - zijn financieel gerelateerde werkprocessen als urenregistratie, meerwerk, werkbonnen en inkoopprocessen snel en flexibel te digitaliseren.
In het verleden werd nog wel eens een nieuwe applicatie gekocht zonder betrokkenheid van eindgebruikers. Nu kozen we voor een andere weg”
Top drie
In 2021 heeft Dura Vermeer circa 1500 medewerkers gevraagd hoe tevreden (of ontevreden) ze over de beschikbare digitale middelen waren, zegt informatiemanager Rob Zwart van Dura Vermeer. “Het ging vooral over het gebruik van verschillende applicaties, dus niet over templates of de inrichting van werkplekken. Daar rolde een top drie uit van applicaties die voor verbetering vatbaar waren.”
Goed onderzoek
Volgens Zwart kwam Metacom Online naar boven drijven als een applicatie die niet optimaal werd gebruikt. Zwart: “Wat in het verleden nog wel eens gebeurde, was dat er een nieuwe applicatie werd gekocht zonder goed onderzoek waar eindgebruikers bij betrokken waren. Nu kozen we voor een andere weg. We hebben de 350 uitvoerders dóórgevraagd naar de toepassingen van Metacom Online. Waar liggen de echte problemen? Moeten er functionaliteiten bij? Is de applicatie echt niet goed genoeg, of spelen er andere dingen?”
De eindgebruiker had onvoldoende kennis van de applicatie en er was grote behoefte om bepaalde gegevens terug te kunnen vinden.”
Onvoldoende kennis
Er moesten inderdaad een paar functionaliteiten bij, maar daar lag niet het grootste probleem, aldus Zwart. “De eindgebruiker had onvoldoende kennis van de applicatie. We zijn gelijk overgegaan tot actie. En er kwam nog iets bovendrijven: er was grote behoefte om bepaalde gegevens terug te kunnen vinden. Dus moest er ook een plek komen waar ze die informatie konden terugvinden.”
Taskforce
Toen de problematiek van Metacom Online eenmaal in kaart was gebracht, heeft Dura Vermeer onder leiding van Rob Zwart een taskforce in het leven geroepen. In dit team zaten zes uitvoerders van zes verschillende werkmaatschappijen, zegt Zwart. “Dat zorgde voor landelijke dekking.” Daarnaast maakten een projectleider, een scrum master en een communicatieadviseur onderdeel uit van de taskforce. Verder leverde VanMeijel twee mensen: de productowner van Metacom Online en een senior consultant.
We houden in de gaten hoe tevreden uitvoerders zijn en of de trainingen het gewenste effect hebben gehad”
Rapportcijfer 8
“Bij de aftrap van het project hebben we gezegd: we gaan voor het rapportcijfer 8 en de eindgebruiker staat centraal", vertelt Zwart. "Zij hebben de echte problemen in kaart gebracht en zij zouden ook de oplossing bepalen. Dan ontstaat er vanzelf acceptatie. We hebben fors ingezet op deze werkwijze, die uiteindelijk heel positief is ontvangen.”
Bijgeschoold
Het gebrek aan kennis was een van de grootste euvels. Daarom zijn alle 350 uitvoerders in een dagdeel in kleine groepjes op verschillende projectlocaties bijgeschoold. “We houden in de gaten hoe tevreden ze nu zijn en of de trainingen het gewenste effect hebben gehad. Zo niet, dan kunnen ze aansluiten bij een herhalingscursus die één vrijdag in de maand wordt gegeven.”
Betrokkenheid
Als leverancier van de software is VanMeijel zelf ook nauw betrokken bij het project ‘De gelukkige eindgebruiker’. Daarom neemt Dura Vermeer af en toe softwarespecialisten van VanMeijel mee naar projectlocaties, zoals de Uithoornlijn. Dit is een nieuwe, hoogwaardige tramlijn tussen Amstelveen en Uithoorn en bestaat uit 4,4 kilometer tramspoor.
Goed inzicht
Zwart: “We hebben een mooi programma in elkaar gedraaid en mensen van VanMeijel laten zien hoe onze eindgebruikers met hun software werkt. Ze hebben gesproken met onder meer een werkvoorbereider, calculator en projectleider. Daarnaast hebben wij laten zien waar VanMeijel gepositioneerd staat in ons applicatielandschap. Zo krijgen zij ook goed inzicht in de primaire domeinen die andere grote leveranciers invullen. Dura Vermeer wil zelf ook graag weten wat er beter kan voor de eindgebruiker zodat het bedrijf die slag ook kan maken.”
Dit artikel is gesponsord door VanMeijel.
