Toen Ralph van den Heuvel in het najaar van 2018 als manager ICT bij Talen Vastgoedonderhoud in dienst trad, was de
implementatie van de HRM/Payroll-software van AFAS de eerste klus die hem wachtte. Bij de selectie van de software was hij dus niet betrokken geweest, in tegenstelling tot zijn collega Marco van der Zon. Als adviseur P&O ergerde hij zich al langer aan de grote hoeveelheid papierstromen in de vorm van CV’s, loonbelastingverklaringen en diploma’s.

“Toen ik vijf jaar geleden op een vrijdagmiddag loonstroken stond te vouwen, besefte ik dat er iets moest veranderen”, blikt Van der Zon terug. Op dat moment was weliswaar sprake van geautomatiseerde HRM/Payroll-processen, maar dat gebeurde met drie verschillende systemen. Van der Zon wilde juist naar één integrale oplossing. In de marktverkenning die volgde, betrok hij onder andere vakgenoten bij andere bouwbedrijven. “Uiteindelijk had ik een duidelijk beeld van wat er op de markt te koop was en meerdere persoonlijke aanbevelingen. Eigenlijk stonden alle vinkjes bij AFAS op groen.” Eind 2017 tekenden beide partijen een contract.

Harde deadline

Een klein jaar later trad Van den Heuvel in dienst, bijna gelijktijdig met de kick-off van de implementatie, die een half jaar zou gaan duren. De eerste drie maanden van dat traject waren gereserveerd voor de inrichting van de payroll-module. Een project met een duidelijke en tevens harde deadline van 1 januari 2019. “Het oude payroll-contract was al opgezegd, dus er was geen weg terug”, herinnert Van den Heuvel zich. “Er stond dus veel druk op dat deel van de implementatie. Zozeer zelfs dat ik weleens vragen uit de top van de organisatie kreeg of het allemaal wel goed ging. Zelf heb ik overigens altijd het volste vertrouwen gehad in een goede afloop.”

Wat de implementatie zo complex maakte, was dat het implementatieteam (naast Van den Heuvel gevormd door medewerkers van de afdeling Administratie en P&O, een projectmanager en twee consultants van AFAS) in het verloningsproces te maken hadden met drie verschillende cao’s. Met name de schilders-cao, die als zeer complex bekend staat, zorgde voor de nodige hoofdbrekens. Desondanks werd de deadline gehaald en verliep de eerste verloning verrassend goed. “Voor de zekerheid hadden we onsite support van AFAS ingeroepen”, merkt Van den Heuvel op. “Dat kan ik iedereen aanraden, want dat geeft rust.”

Digitale loonstrook

In het vervolg van de implementatie werd al snel de AFAS Pocket App geïntroduceerd. De verwachting was dat de kantoormedewerkers zich wel konden redden met de App, maar zou dat ook gelden voor de ongeveer 110 uitvoerende vakmensen? Of zou de overgang van een papieren loonstrook op de deurmat naar een digitale variant in de cloud te groot zijn? “Soms was dat inderdaad het geval”, zegt Van den Heuvel. “Ik heb meerdere telefoongesprekken gevoerd met echtgenotes van schilders of timmerlieden die wilden weten hoe dat nou werkte met zo’n QR-code.” Om Van den Heuvel te behoeden voor een carrière als eenmanshelpdesk besloot het implementatieteam dat de toegang tot het medewerkersportaal InSite en de Pocket App zo laagdrempelig mogelijk moest zijn. InSite werd om die reden omgedoopt tot TOM, wat staat voor Talen Online voor Medewerkers, compleet met visualisering in de vorm van een poppetje met dezelfde naam. Daarnaast is in 2021 een technische verbetering ten aanzien van de toegang doorgevoerd. Medewerkers hebben nu met hun Talen-account via single sign-on rechtstreeks toegang tot TOM.

Geautomatiseerde werkomgeving

Het inrichten van workflows ging volgens Van der Zon niet op de automatische piloot. “Het leek aanvankelijk wel alsof geen enkele standaardworkflow bij onze processen paste. Een indiensttreding is bij AFAS één workflowstap, maar bij ons zijn dat er misschien wel dertig.” Uiteindelijk werken de workflows naar behoren. “Met dank aan de zeer capabele consultant van AFAS”, zegt Van den Heuvel er nadrukkelijk bij. “Hij heeft ervoor gezorgd dat de inrichting van de geautomatiseerde verwerking van de gesprekkencyclus én persoonlijke ontwikkelplannen van het kantoorpersoneel zorgvuldig is afgerond.”

Trots zijn de mannen van Talen op de geautomatiseerde omgeving van werving en selectie. “In de oude situatie werd de bijbehorende papierwinkel telkens uitgeprint en ingescand”, herinnert Van der Zon zich. “Een traag proces en ook nog eens heel erg foutgevoelig. Mede dankzij de functionaliteit van digitaal ondertekenen hebben we de doorlooptijden enorm kunnen verkorten.” Van der Zon schat dat de administratieve verwerking van digitaal solliciteren tot indiensttreding (inclusief onboarding) nu nog zo’n anderhalf uur kost, waar dat in het verleden tien tot vijftien uur per kandidaat was. “Jaarlijks nemen wij ongeveer vijftig mensen aan, dus dat scheelt nogal.”

Slimme API’s

Voor 2023 staat de implementatie van het onderdeel Cursus-management op het programma. Hiermee verhuist het bedrijf de administratieve verwerking van de eigen Talen Academie, voor bedrijfsbrede opleidingen en veiligheidstrainingen, van Excel naar de HRM-software. Ook het automatiseren van uitdiensttredingen is gepland voor 2023.

Van den Heuvel geeft hoog op van de vele koppelingsmogelijkheden die de software biedt. “Het beoordelen van schilders gaat bijvoorbeeld via een unieke methodiek die in geen enkel systeem past. Wij hebben daarvoor een maatwerk-app laten ontwikkelen voor gebruik op een iPad. Via een prima functionerende connector kunnen we de beoordeling direct in AFAS opslaan.” Talen verwacht binnenkort ook een pakket voor urenregistratie te koppelen. “Het systeem van AFAS blijft voor ons leidend”, zegt Van der Zon, “maar de opkomst van slimme API’s verruimt de mogelijkheden aanzienlijk.”

In het dagelijkse applicatiebeheer probeert Van der Zon zoveel mogelijk op te steken van de consultants van AFAS. “Wij willen die kennis maximaal in de eigen organisatie borgen”, zegt Van der Zon. “Dat zou ik ook als tip aan andere bedrijven en instellingen mee willen geven. Nog een tip: zorg voor intern draagvlak. Ook al gaat het maar om kleine aanpassingen in het systeem, neem de betrokken afdeling daarin mee. Die aanpak heeft ons veel opgeleverd.”

Iedere dag beter

Ook Van den Heuvel, tegenwoordig werkzaam als
manager Interne Organisatie bij Talen, heeft enkele aanbevelingen. “Plan je project op tijd. Bij AFAS zijn ze ook druk, dus je bent niet meteen morgen aan de beurt. Daarnaast kan ik iedereen aanraden om een communicatieplan rond het implementatieproces op te stellen. AFAS heeft daar een heel mooie template voor.”

Ten slotte: wat heeft het werken met de HRM/Payroll-software Talen per saldo opgeleverd? Van den Heuvel: “Een speerpunt van onze organisatie is Maximaal Digitaal. Dat is gelukt, want we werken nu nagenoeg papierloos. Ook de integratie van AFAS met onze andere systemen is een groot pluspunt, terwijl de snelheid van het verloningsproces flink is toegenomen.” Van der Zon vult aan: “De klantervaring van onze interne medewerkers heeft een positieve impuls gekregen; het gebruiksgemak van Employee Self Service wordt bijvoorbeeld enorm gewaardeerd. Daarnaast hebben we de faalkosten kunnen verlagen en de efficiency verhoogd. Bovendien sluit de software van AFAS naadloos aan op onze filosofie van Lean & Learn. “Bij Talen is het uitgangspunt: iedere dag beter”, legt Van den Heuvel uit. “Wat dat betreft is AFAS voor ons de ideale partner.”

Dit artikel is gesponsord door AFAS Software.