In het Overijsselse Rijssen, ook wel bekend als het hart van bouwend Nederland, is het hoofdkantoor van bouwonderneming AKOR gevestigd. Het familiebedrijf, dat zich graag profileert als ‘de aannemer om de hoek’, heeft de afgelopen jaren een ingrijpende professionaliseringsslag gemaakt. Daarin speelde de vervanging van specifiek voor de bouw ontwikkelde software door een generieke ERP-oplossing een belangrijke rol. Waarom koos AKOR voor de software van AFAS? En wat zijn de gevolgen op de werkvloer? We spraken er over met commercieel directeur Martin van Gent en controller Frank Baan.
Dubbel en repeterend werk elimineren
In de oude situatie werkte AKOR zoals gezegd met speciaal voor de bouwsector ontwikkelde software. “Omdat die software niet de hele bedrijfsvoering ondersteunde, hadden we ook nog andere softwarepakketten in gebruik”, herinnert Baan zich. “Daardoor was op meerdere plekken in de organisatie sprake van dubbel en repeterend werk. Daar wilden we vanaf.” Door de indiensttreding van Van Gent kwam de aandacht voor het thema bedrijfsautomatisering in een stroomversnelling. “Digitalisering was mijn belangrijkste prioriteit”, aldus Van Gent. “En dan niet met een bouwpakket zoals we destijds hadden, want dat is toch een beetje ERP 1.0. Ik wilde echt naar een versie 2.0, met geavanceerde functionaliteiten zoals slimme workflows en dashboards met grafische weergaves.”
Van calculatie tot realisatie
Daar moest AFAS bij gaan helpen, van calculatie tot realisatie. In de keuze voor AFAS gaf de aantrekkelijke prijsstelling van de ERP-suite onder andere de doorslag, stelt Baan. “Wat ook meetelde was dat AKOR met de software van AFAS het applicatiebeheer grotendeels in eigen huis kon doen. Een medewerker van de financiële administratie met gevoel voor automatisering volgde het Succesbeheer Traineeship en was vervolgens honderd procent inzetbaar.
Werkdruk is afgenomen
Bijna een jaar verder is er veel veranderd in het bedrijf. De slimme workflows waar destijds verlangend naar werd uitgekeken, zijn geïnstalleerd en functioneren naar wens. “Wat voor ons ook een grote verandering is”, zegt Van Gent, “is dat we het kostenmanagement nu aan de voorkant doen. Dat scheelt een heleboel correctiewerk achteraf.” Daarnaast is het financieel inzicht sterk verbeterd, stelt Baan. “Destijds was het proces van kostenbewaking niet real-time, nu wel. Ook de snelheid in het facturatieproces is fors toegenomen. Met de bouwsoftware die we eerder gebruikten, liepen we standaard zes tot zeven weken achter met debiteuren en crediteuren. Nu zijn we voortdurend up to date. Daarnaast levert het gebruik van de Pocket App een aanzienlijk financieel voordeel op. Dat medewerkers op de bouwplaats met de app zelf hun uren invoeren, scheelt ons zeker één tot anderhalve fte.
Verbinding bouwlieden en kantoor
De Pocket App levert ook op een andere manier een positieve bijdrage, meent Van Gent. “Die app heeft ons HR-beleid een geweldige boost gegeven. Er is nu bijvoorbeeld veel meer verbinding tussen bouwlieden en kantoorpersoneel doordat ze meer over elkaar aan de weet komen.”
De werkdruk is afgenomen omdat de nadruk op processen ervoor heeft gezorgd dat iedereen zich nu met zinnige dingen bezighoudt.”
Ook de cultuur is volgens Van Gent veranderd. “Vroeger was iedereen ontzettend druk en werd er continu gezegd dat er mensen bij moesten. Die geluiden zijn verdwenen.” Van Gent: “De werkdruk is afgenomen omdat de nadruk op processen ervoor heeft gezorgd dat iedereen zich nu met zinnige dingen bezighoudt.”
Servicetool als aanvulling
Voor AKOR was de aanwezigheid van het onderdeel bouw7 van de ERP-software, gericht op kortcyclische service en onderhoud, één van de argumenten om voor AFAS te kiezen. Ongelukkig genoeg werd dit onderdeel medio 2019 verkocht. “Daar moesten we dus iets op verzinnen”, zegt Van Gent. De oplossing werd gevonden in een ondernemende en innovatieve samenwerking met de Rijssense startup YellowQ. Met ondersteuning van AFAS bouwden YellowQ en AKOR als launching customer voor het vastgoedbeheer een servicetool inclusief mobiele toepassing. Die communiceert naadloos met de ERP-software. “De servicetool is een heel mooie aanvulling op het ERP-pakket’, zegt Van Gent. “Ze versterken elkaar onderling.”
Familiegevoel vasthouden
Vier maanden na de livegang in Rijssen gingen ook de vestigingen in Nijverdal en Pijnacker met de ERP-software werken. Baan is er enthousiast over. “We zijn nu een half jaar verder en merken in de praktijk dat het schakelen tussen onze vestigingen veel eenvoudiger is geworden.” Van Gent is het daar mee eens: “Er is veel meer uniformiteit in de organisatie gekomen. Een werkvoorbereider uit Rijssen kan morgen probleemloos op de vestiging Pijnacker aan de slag. Dat was in het verleden veel ingewikkelder.”
Baan en Van Gent schatten dat hun organisatie ongeveer 85 procent van de functionaliteit van de ERP-software in gebruik heeft genomen. Veel meer is niet nodig. Het hele systeem van workflows met signalen en automatische meldingen is volgens Van Gent en Baan prachtig, maar het moet vooral ondersteunend zijn en niet leidend worden. “We willen wel het familiegevoel vasthouden”’ zegt Van Gent. “Dat mensen spontaan bij elkaar binnen kunnen lopen en persoonlijk contact hebben.”
Van Gent en Baan kijken tevreden terug op hun keuze voor ‘ERP 2.0’ en zijn ook blij dat ze hebben geïnvesteerd in het functioneel beheer. Van Gent: “Met name het inrichten van cockpits is voor ons als gebruikers echt een kwestie van hogere ICT-kunde. Daar heb je echt een goed opgeleide applicatiebeheerder voor nodig.”
Over de bouwsoftware van AFAS
In de bouw is een foutloos proces van projectadministratie van cruciaal belang. In onze ERP-software zit een geïntegreerde functionaliteit voor de bouw. Met onder andere projectbewaking, inkoop en de financiële administratie in één softwarepakket. Ons workflow managementsysteem werkt hierin als verbindende factor. Doel: meer grip op het proces van calculatie tot realisatie. Meer weten? Ga naar www.afas.nl/bouw
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
