André Vos en Camiel Honselaar vormen de directie van HSB Bouw. Ze zijn samen ook eigenaar van het bedrijf dat twaalf jaar geleden startte met de HR-software van AFAS. Dat bleek in de praktijk een prima keuze. Sinds ruim vier jaar zijn daarom ook onderdelen zoals Financieel, Projecten, Ordermanagement, InSite en OutSite in gebruik genomen. Het Volendamse bouwbedrijf was voor AFAS zelfs de launching partner voor de ontwikkeling van de bouwmodule. “Destijds was AFAS nog niet zo goed thuis in de bouwwereld”, zegt Vos. “Wij hebben geholpen bij de ontwikkeling van de bouwsoftware. Dat gaat trouwens tot op de dag van vandaag door, want we zien altijd wel weer mogelijkheden voor verdere verbeteringen.”
Van bouwbedrijf naar techonderneming
De bouwwereld verandert, stelt Honselaar. Het verzamelen en managen van data wordt naar zijn mening steeds belangrijker. “Daarom zeggen we weleens dat we een transitie doormaken van bouwbedrijf naar techonderneming. Het is lang niet alleen meer stenen stapelen wat wij doen.” Vos sluit zich daarbij aan. “Wij ontwikkelen een visie over hoe we als bouwbedrijf in de toekomst zullen functioneren. Nu werken we in drukke tijden bijvoorbeeld met 28 werkvoorbereiders. Wij verwachten dat dit aantal onder invloed van standaardisering en automatisering in de toekomst fors naar beneden kan. Hoe lang dat gaat duren? Misschien tien jaar, mogelijk twintig.”
Proactief bijsturen
De data in AFAS Software biedt de directie van HSB meer inzicht in de bedrijfsprocessen. “Daardoor kunnen wij betere beslissingen nemen”, zegt Honselaar. “We kunnen onze projecten beter bewaken en proactief bijsturen als dat nodig is.” Ingewikkeld hoeft de gedigitaliseerde informatie volgens Vos niet te zijn. “Het kan ook gaan over simpele dingen zoals verkoopstanden van woningen die wij via cockpits kunnen raadplegen. Maar het leuke is dat die simpele data allemaal in het systeem bij elkaar komen. Daar kunnen wij patronen in ontdekken. Bijvoorbeeld dat bij bepaalde typen woningen de kopers een voorkeur hebben voor die en die extra’s. Die kunnen wij dan zelf actief gaan aanbieden.”
Archiefkasten de deur uit
Volgens Vos ziet hij de bedrijfsprocessen sinds HSB met de ERP-oplossing werkt wezenlijke veranderingen doormaken. Het inkoop- en facturatieproces is bijvoorbeeld een stuk strakker ingericht. Het aantal rollen en functies is sterk teruggebracht en het hele proces is uiteraard volledig papierloos. Vos: “Voorheen werden er allerlei mappen van loket naar loket gestuurd zodat meerdere medewerkers hun paraaf konden zetten. Dat hoeft nu niet meer. Alleen de projectleider geeft nog zijn akkoord en dan komt het voor de finale goedkeuring bij ons. Daarbij krijgen we hulp van het systeem zelf dat controleert op afwijkingen. Het werkt allemaal veel efficiënter en de doorlooptijd van dit soort activiteiten is met digitaal ondertekenen aanzienlijk teruggebracht. We hebben dus veel minder papieren documenten in het bedrijf. Op sommige afdelingen is letterlijk fors meer ruimte ontstaan omdat we archiefkasten de deur hebben uitgedaan.”
AFAS Pocket app
Bijna alle afdelingen van HSB werken inmiddels met InSite. Zo is laatst de timmerfabriek overgestapt van papier naar de iPad. Ieder ochtend zien medewerkers daarop welke taken er voor hen klaar staan. Ook de AFAS Pocket app is min of meer ingeburgerd in de bouwonderneming. Vos: “Wie gaat zo’n app nou gebruiken, vroegen wij ons in het begin af. Nou, iedereen dus, zo blijkt in de praktijk. Als er via InSite wordt gemeld dat een bepaalde collega een jubileum viert, zijn het niet zelden de timmerlieden die als eerste een felicitatie insturen.”
Werken met AFAS beperkt zich in principe niet uitsluitend tot de interne organisatie, legt Vos uit. “We willen toeleveranciers en onderaannemers meenemen in onze manier van werken. Met hen proberen we vaste patronen in te slijpen. Als het gaat om het indienen van offertes willen wij dat graag via een projectportaal in AFAS laten verlopen. Dan is de boodschap aan toeleveranciers: je doet mee op onze manier, of anders niet.”
Het is lang niet alleen meer stenen stapelen wat wij doen”
Kopersbegeleiding
HSB heeft via OutSite een portaal ingericht waar het kopersbegeleiding biedt. Klanten kunnen daar bijvoorbeeld hun wensen voor meerwerk aangeven. Daarnaast heeft het bedrijf de materieeldienst intern gekoppeld aan de ERP-software. De materieeldienst is een eigen verhuurbedrijf voor bouwmaterialen zoals steigers. Externe koppelingen zijn er ook, onder andere met een calculatieprogramma en, van meer recente datum, met het al genoemde Docstream. Het applicatiebeheer wordt in eigen huis uitgevoerd door drie collega’s waarvan er een het traineeship Succesbeheer heeft gedaan.
Standaardisering is speerpunt
Standaardisering is voor HSB een belangrijk speerpunt. Het liefst zou men bouwen in sjablonen, zoals men dat in vroeger dagen gewend was in Oost-Duitsland te doen. “In Nederland kan dat natuurlijk niet”, zegt Honselaar. “Iedereen wil een uniek bouwproject dat aansluit bij de eigen identiteit. Maar je kunt sommige componenten in het bouwproces natuurlijk wel standaardiseren. Het liefst zouden we onze output vereenvoudigen zoals de auto-industrie dat doet. Dat een koper een aantal opties aanvinkt en het eindproduct vanzelf van de lopende band rolt.”
Inzicht werkt verslavend
Wat het werken met de software van AFAS HSB concreet bespaart? Volgens de directie van het bedrijf is dat moeilijk te kwantificeren. Vos: “Over faalkosten praten we al dertig jaar, maar niemand weet of het om acht procent of om vijftien procent gaat. Wat ik erover kan zeggen is dat ik het gevoel heb dat we het onder controle hebben. Maar ik zeg er meteen bij dat we nog meer efficiency in onze werkprocessen kunnen brengen. Als je ziet op hoeveel verschillende borden wij schaken en het aantal partijen dat daarbij betrokken is. Kijk ook naar de invloed van welstandscommissies en extreme weersomstandigheden; er kan gewoon heel veel misgaan.”
Honselaar durft de stelling wel aan dat de administratieve lasten bij HSB flink zijn gedaald. “Net zo belangrijk is dat data ons steeds meer inzicht in de bedrijfsvoering bieden. Ik zeg weleens dat we moeten oppassen dat we daar niet in doorschieten. Want als je meer inzicht krijgt, werkt dat verslavend. Dan wil je meteen nóg meer weten. Dat is prima, maar het moet natuurlijk wel functioneel blijven.”
Over HSB Bouw
HSB Bouw is een Volendamse aannemer die sinds 1932 maatwerk biedt op het gebied van nieuwbouw, renovatie, ontwikkeling, kleinbouw en onderaanneming. Met alle vakdisciplines en -kennis onder één dak zetten ruim 360 medewerkers zich dagelijks in voor opdrachtgevers én bewoners om tot een optimaal resultaat te komen. Als bouwteam aannemer pur sang biedt HSB altijd antwoord op zowel technische als commerciële vraagstukken. Met een maatschappelijk verantwoorde focus op opdrachtgevers en bewoners stelt HSB hoge eisen aan kwaliteit, veiligheid en milieu. HSB ontwikkelt en realiseert in met name Noordwest- en Midden-Nederland duurzame projecten voor ontwikkelaars en woningbouwverenigingen. Ervaren vakmanschap en een no-nonsense-aanpak staan centraal in het handelen van de medewerkers van HSB.
Over AFAS Software
In de bouw is een foutloos proces van projectadministratie van cruciaal belang. In onze ERP-software zit een geïntegreerde functionaliteit voor de bouw. Met onder andere projectbewaking, orderverwerking en de financiële administratie in één softwarepakket. Ons workflow management systeem werkt hierin als verbindende factor. Doel: meer grip op het proces van calculatie tot realisatie. Meer weten? Ga naar www.afas.nl/bouw
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
