Dagelijks rollen vanuit het distributiecentrum van de 4+ Bouwmaterialen Groep (4Plus) in het Limburgse Born tien tot twaalf trucks de weg op. Bestemming: de 84 verkooppunten van de groep verspreid over het hele land. Dat is niet alleen een grote logistieke operatie, maar ook een fikse opgave op het gebied van dataverkeer. Ga maar na: er loopt een voortdurende stroom gegevens vanaf de producenten waarmee de groep zaken doet, maar ook richting de leden van 4Plus. Die data moeten altijd kloppen en ze moeten met elkaar overeenstemmen.
Modern datamamagement
“Wij hebben na enige worsteling gekozen voor uitbesteden. Wij willen dat alle data die binnenkomen op dezelfde plek worden gedeponeerd en vanuit één database toegankelijk zijn. En dat is op deze manier het eenvoudigst”, vertelt Ali Asbai (42), ict & logistiek manager van 4Plus. “Als we het zelf zouden doen, hadden we vijf tot zeven man personeel nodig gehad om alle prijzen en artikelgegevens te ‘vertalen’. En dat zouden mensen moeten zijn die verstand hebben van datamanagement én van onze producten.” Want bij modern datamanagement komt meer kijken dan alleen het inkloppen van bedragen en nummers. Een data-afdeling moet ook in staat zijn tot dataverrijking: het toevoegen van productbladen, beeld- en filmmateriaal en dopcertificaten met de prestaties van artikelen. De keuze voor IB the data company lag voor de hand, omdat de specialist uit Eindhoven ook de datavertaling verzorgt voor een groot aantal producenten. Via de IB Database is het makkelijk communiceren met elkaar.
Een van de grote jongens
4Plus is met zo’n 300 tot 400 duizend artikelen één van de grote jongens in de IB Database. Het coöperatieve bedrijf is een vooraanstaande speler op de markt voor bouwartikelen. 4+ Bouwmaterialen Groep doet zaken met zo’n driehonderd producenten. Het bedrijf levert producten voor de gehele bouwketen, variërend van ruwbouwartikelen, hout en plaatmateriaal tot aan keramiek, shopartikelen, hang- en sluitwerk en sanitair. Voor de 67 aangesloten leden – allemaal volledig zelfstandige familiebedrijven – fungeert de centrale vestiging in Born als de spin in het web. Dankzij de gezamenlijke aanpak kan de groep tegen betere voorwaarden inkopen bij de producent. De vestiging Born bedenkt ook de verkoopformules, zoals de Bouwpartner Groep (BPG) – voor professionals – en Mijn Thuis – voor de consument.
Totaal ontzorgingspakket
De Limburgse centrale streeft naar een totaal ontzorgingspakket voor haar leden. Een van de belangrijke pijlers is het beheren van artikelstamdata voor de 4+ groep. Sinds 2010 is dit deel van het werk uitbesteed aan IB. De dataspecialist vertaalt de prijslijsten van producenten naar maatwerkbestanden die de 4Plus leden gebruiken voor de eigen ERP systemen. “In de database die wij bijhouden voor producenten, nemen wij op hoe handelsbedrijven ermee werken”, vertelt directeur Jop Schillemans van IB the data company. “Ons streven is dat bij de binnenkomst van een prijsupdate van de producent, de leden van 4Plus die meteen op hun scherm krijgen. En wel in het formaat waaraan zij gewend zijn. Dat voorkomt missers.” Doorzetten naar alle afnemers van 4Plus is vervolgens een peulenschil. In de IB Database zijn ook de 4Plus artikelnummers, condities, staffels en details over leveringen vanuit het centrale magazijn te vinden.
Controle op details
Dagelijks is er contact tussen IB en 4Plus. Meestal heeft dat te maken met controle op details. Als de dataspecialisten in Eindhoven zien dat een prijs een uitschieter vertoont, trekken ze aan de bel. Dat gebeurt ook wanneer er sprake is van verkoop met een ‘min-marge’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een afgesproken korting niet is meegenomen in het overzicht. Soms treedt IB er direct over in contact met de fabrikant, als 4Plus daar om vraagt.
Twee goederenstromen
Binnen de 4+ Bouwmaterialengroep is sprake van twee goederenstromen. Een deel van de goederen gaat rechtstreeks vanaf de producenten naar de leden. De andere stroom verloopt vanuit het centrale magazijn in Born. Het gaat daarbij vooral om bestellingen van kleine hoeveelheden voor snelle levering. Vanuit het centrale magazijn kan 4Plus zo’n 75.000 artikelen uitleveren. Zo’n 3.500 producten liggen er altijd op voorraad. Wie voor 15.30 uur bestelt, heeft deze de volgende dag in huis. Een gespecialiseerd team in het ‘zenuwcentrum’ in Born zorgt ervoor dat ook de overige artikelen snel worden geleverd aan de leden.
Voortdurende groei
Tekenend voor de voortdurende groei van het bedrijf is de opening van een nieuw opslagcomplex van 7.000 vierkante meter op 5 oktober vorig jaar. Daarmee kwam de totale opslagcapaciteit in Born uit op 15.000 vierkante meter binnen plus 10.000 vierkante meter op het buitenterrein. In twaalf jaar tijd breidde het aantal werknemers uit van acht naar vijftig. Nog een teken dat de 4+ Groep aan de weg timmert, is de lancering in januari vorig jaar van een nieuw automatiseringsplatform van Syntona Logic/Allgeier. Daarmee komt een einde aan het gebruik van 26 verschillende softwarepakketten binnen de organisatie. Een grote stap voorwaarts. “Maar daaraan heb je alleen iets als de data die je erin stopt ook deugen. Stop je er rotzooi in, dan komt er ook rotzooi uit”, zegt Asbai. “Vandaar dat we dat deel van het werk aan professionals overlaten.”
Wekelijks planningsoverleg
Elke week voert 4Plus planningsoverleg met IB. Daarin maken de twee partijen onder meer afspraken over de updates die eraan komen en nemen ze de details door over prijzen en productspecificaties. Asbai kan aangeven waar de prioriteiten liggen: welke leveranciers komen als eerste aan de beurt bij aanpassingen.
Een producent die zijn data niet op orde heeft, doet gewoon niet mee.”
olg. Een levering die de mist ingaat levert een financiële strop op én een verstoorde relatie met de afnemer. Hetzelfde geldt voor schade voor webshops door vervuilde data. Als het aan hem lag, zouden alle leveranciers hun artikelgegevens onderbrengen bij IB the data company. “Een producent die zijn data niet op orde heeft, doet gewoon niet mee. Daar kunnen wij geen zaken meer mee doen”, zegt Asbai. “Wij willen de garantie dat data altijd honderd procent zijn. Dat geeft vertrouwen.”
Vertrouwensrelatie opbouwen
Een deel van de data die 4Plus overdraagt aan IB is onvermijdelijk bedrijfsgevoelig en geheim. Is dat nooit moeilijk? Asbai: “Het kost natuurlijk een tijdje voor je een vertrouwensrelatie hebt opgebouwd, maar er is een duidelijke betrokkenheid van beide zijden. We hebben destijds niet gekozen voor een eenmalige projectsamenwerking, maar voor een langdurig partnership. En daar hebben we nooit spijt van gekregen.”
