Als bouwplaatsmedewerkers van de ontwikkelende bouwer uit Klarenbeek hun uren opgeven, doen ze dat niet op een briefje, maar met hun smartphone. “Toen we onze software moesten gaan vernieuwen, wilde ik meteen die enorme papierstromen in ons bedrijf opruimen”, vertelt directeur Dennis Dijkhof. “Als al jouw mensen ermee kunnen werken, maak je pas echt een sprong.”
Dijkhof Bouw werkte al een jaar of twintig jaar met hetzelfde softwarepakket en was dus dringend toe aan een upgrade. Maar na een oriëntatie op de mogelijkheden besloot hij dat hij veel meer wilde dan oplappen van de digitale administratie en het intranet. Met AFAS sloot hij een overeenkomst voor implementatie van een ERP-softwarepakket met alles erop en eraan. Voor AFAS ook een uitdaging, want de software was nog niet eerder toegepast in de bouw.
Kern ervan is het werken in ‘workflows’; het hele bedrijfsproces wordt geordend vanuit de taken die daarin worden geformuleerd. Vanaf dat het eerste contactmoment wordt een workflow opgestart. Iedereen die aan het project zijn steentje bijdraagt, brengt via de workflow zijn of haar inbreng in beeld voor alle betrokkenen. Dus: de klant kan zien welke offerte is verstuurd (klant portaal) en de projectleider ziet met een druk op de knop wat de calculatieafdeling heeft berekend.
De ERP-software is dusdanig geordend dat het stapsgewijs het hele bouwproces volgt: van administratie naar verkoop en van verkoop naar calculatie. Beurtelings krijgen ze een taak in hun takenbak. “Maar je kunt ook makkelijk even een stap terugdoen”, zegt Dijkhof. “Als een verkoper een aantekening maakt dat extra informatie gewenst is of als ergens geen akkoord voor is gegeven, gebeurt de terugkoppeling met andere afdelingen via de workflow. De juiste persoon krijgt het automatisch op zijn scherm.”
Op 1 januari 2017 begon de implementatie op de administratie. Voorafgaand gingen vier medewerkers van het personeel (totaal 65 mensen) twee dagen bij AFAS op cursus. Invoering ging daardoor soepel, speciaal getrainde ict’ers waren niet nodig. Na twee maanden testen en bijschaven was iedereen redelijk gewend aan de nieuwe werkwijze.
De personeelsadministratie heeft er baat bij, maar ook de inkoopafdeling. Die kan de werkbegroting vinden in de softwareoplossing met eraan gekoppeld de offertes van onderaannemers. Medewerkers op de bouwplaats kunnen vervolgens zien wat er vanuit de werkbegroting is ingekocht en wat er is besteld. Alle bouwplaatsmedewerkers hebben daarvoor namelijk 'de Bouwplaats 7 app' op hun smartphone. Zij weten dus altijd welke materialen er moeten zijn of worden geleverd.
Voor het 92 jaar oude familiebedrijf is het best een revolutie - het bedrijf krijgt van heinde en ver nieuwsgierige collega-bedrijven op bezoek. Leverde implementatie ervan helemaal geen problemen op? Dijkhof: “Vooral bij de oude garde waren sommigen in eerste instantie sceptisch. Maar na een paar maanden ziet iedereen de meerwaarde. Ook voor een timmerman op de bouwplaats is een overzicht op de smartphone makkelijker dan gedoe met briefjes.” Wat helpt is dat alles visueel en overzichtelijk wordt gepresenteerd.
Klanten blijken de transparantie die ontstaat ook te waarderen. Ze kunnen informatie eenvoudig oproepen via het kopersportaal en het laten weten als iets niet verloopt zoals gewenst. Meer- en minderwerk is via het softwareplatform makkelijk af te handelen. De kopersbegeleider stuurt via het klantportaal een meer- of minderwerkopgave en de klant accordeert – of verwerpt – deze via de computer. De klant kan altijd zien wat de totale stand van het aangevraagde en geaccordeerde meer- en minderwerk.
Dijkhof Bouw heeft twee specialismen, restauratie en woningbouw, en voor beide takken van sport biedt het ERP-systeem voordelen. In de woningbouw door de effectievere kopersbegeleiding, bij de restauratie van monumenten omdat bouwplaatsmedewerkers via de softwareoplossing werkplannen kunnen oproepen met beschrijvingen en foto’s erbij.
Driekwart jaar na invoering van het ERP-pakket staan workflows centraal in het bedrijf, constateert Dijkhof tot zijn tevredenheid. “Het is een totaalprogramma waarmee je alles kunt sturen. Dat is een grote stap vooruit.”
