Trots is Olsthoorn op zijn collega’s, wanneer de concertreeks van wereldster Adele – afgelopen zomer op het buitenterrein van de Munich Messe in München – ter sprake komt. Het ging om een reeks van tien concerten met meer dan 730.000 bezoekers. In opdracht van organisator Live Nation werd Unbranded, onderdeel van de 360 Experience Group, gevraagd mee te bouwen aan de inrichting van de Munich Messe. Het ging om een terrein van zestig voetbalvelden groot.

De lat lag volgens Olsthoorn bijzonder hoog, want het decor moest zo hoogwaardig, degelijk en veilig zijn dat het ruim anderhalve maand zon, regen, wind en storm zou kunnen doorstaan. En dat is gelukt: “We kregen de opdracht vrij laat, dus het was alle hens aan dek. Daar zijn wij gelukkig goed in: veel in korte tijd maken. Tijdens de opbouw hadden we in München 40 à 50 mensen rondlopen: die waren tweeënhalve week volle bak aan het werk.”

Megaklus

Voor de megaklus in de Zuid-Duitse stad leverde Unbranded onder meer een halve kilometer aan zonneluifels. Maar ook Adele in 8,5 meter hoge lichtbakletters tegen de achterkant van elke tribune, twee spiegels in de vorm van de letter A van bijna vijf meter hoog en dertien food & drinks paviljoens met op maat gemaakte vlonders van Douglas hout. Verder: strakke, zwarte entreepoorten met een totale lengte van 200 meter. En, niet in de laatste plaats, vijf grote ‘portals’ op achttien meter hoogte, als verbindingen tussen de vier grote tribunes.

De meeste decorstukken voor Adele zijn gemaakt op Media Park Hilversum, de thuisbasis van Unbranded. Het bedrijf, begin jaren vijftig ontstaan als decorbouwer voor de Nederlandse Televisie Stichting (de huidige NOS), beschikt over een eigen timmer- en metaalwerkplaats, spuitcabine en decoratiehal. Wanneer de decorstukken klaar zijn, gaat het (in delen) met vrachtwagens naar de locatie van het evenement.

Een tikkie eigenzinnig

Het project voor Live Nation geeft goed aan waar Unbranded toe in staat is. Olsthoorn: “Ik ben anderhalf jaar geleden begonnen bij Unbranded en zie dat hier alleen mensen werken die creatief, passievol en een tikkie eigenzinnig zijn. Juist daardoor zijn we in staat dit soort projecten te doen. Hoe groot de uitdaging ook is, hoe moeilijk de omstandigheden ook zijn en hoe beperkt de productietijd ook is, we krijgen het voor elkaar. Daar ben ik echt trots op.”

Handgeschreven urenbriefjes

Bij Unbranded staan circa vijftig mensen op de loonlijst: twintig hebben een kantoorfunctie, de rest werkt in de productie of logistiek. Daarnaast beschikt het bedrijf over een grote, flexibele schil. In zijn rol als general manager zet Olsthoorn zich in om het werk leuker en makkelijker te maken, mede door digitalisering en automatisering. “Geloof het of niet, maar vorig jaar werd hier nog gewerkt met handgeschreven urenbriefjes.”

Met een bovengemiddelde interesse in data, innovaties en nieuwe technieken is Olsthoorn de juiste persoon deze transitie te leiden. Daarnaast is hij oprichter van ‘De Intrapreneurs’, een platform dat zich richt op het stimuleren van ondernemerschap binnen organisaties. “Ik luister naar ideeën van iedereen, ongeacht de positie. Op die manier vergroot je de betrokkenheid en waardering van alle medewerkers.”

Softwaresystemen

Toen Olsthoorn aantrad als general manager, maakte Unbranded gebruik van meerdere softwaresystemen die niet of nauwelijks met elkaar communiceerden. “Vaak werd dezelfde informatie op vier verschillende plekken ingevuld. Dat is vooral heel inefficiënt, waardoor je veel ruis op de lijn krijgt. Het was onoverzichtelijk en inconsistent, dat moest echt anders.”

Bij een vorige werkgever had Olsthoorn al tot grote tevredenheid met Exact Online gewerkt. “Ik wil dat alle medewerkers hier met plezier kunnen werken. Het is een creatieve, maar soms ook chaotische business waarin continue van alles verandert. Dan heb je een gebruiksvriendelijke tool nodig. Unbranded was al wel bezig met een partij op het gebied van automatisering, maar dat liep niet goed: het was niet gebruiksvriendelijk, er was geen inzicht in financiën en projectenstatus. Het voelde als varen in de mist.

Uiteindelijk heb ik ervoor gepleit om met Exact in zee te gaan, omdat ik wist dat het ons verder zou helpen op het gebied van digitalisering. Misschien verrassend, ik kwam al snel uit op Exact voor Bouw uit: 95 procent van wat wij willen, kan met deze software. Daar was ik ook wel een beetje verbaasd over, maar het is een schot in de roos.”

Implementatie

“Van inkooporders, projectadministratie en planning tot contracten met onderaannemers en facturering: alles kan worden verwerkt in het bouwsoftwareprogramma van Exact”, zegt Olsthoorn. “De implementatie verliep vlot. Ik heb vier maanden te tijd genomen om key personen bij Unbranded te overtuigen, denk aan hoofd financiën en projectmanagers. Toen zij overtuigd waren, ging de rest mee.”

Voor Olsthoorn was het prettig dat Exact zowel implementatie- als de consultancykosten laag hield. “Het past niet bij het businessmodel van Exact. Daarin verschillen ze van de concurrenten. Als je even vastloopt met iets, kun je chatten of de helpdesk bellen. Problemen worden snel opgelost. Exact heeft ook tal van instructiefilmpjes gemaakt waarin op een heldere manier wordt uitgelegd hoe je bijvoorbeeld een inkoopfactuur kan maken.”

Olsthoorn merkt dan zijn collega’s blij zijn met het nieuwe softwaresysteem. Het is gebruiksvriendelijk, er is overzicht. “En het scheelt ons veel manuren. Door te digitaliseren maak je als bedrijf natuurlijk een enorme efficiëntieslag.”

Adele in München

Alle werknemers maken gebruik van Exact voor Bouw: op kantoor via de webbrowsers, daarbuiten via de app. Olsthoorn bepaalt wie wat op welk niveau kan zien. “Dat is een kwestie van vinkjes aan- en uitzetten. Bij onze klus voor Adele in München moest ik bovendien een aantal basisgebruikers aan het programma toevoegen: dat kost twaalf euro per maand. Na een maand kun je dat weer uitzetten. Met andere woorden: Exact groeit met je mee, zonder dat de kosten enorm meegroeien.”

Naast een focus op digitaliseren zorgt Olsthoorn voor een solide basis met werkplezier voor iedereen. “Door een solide basis krijg je een schaalbare organisatie waarbij het werkplezier tijdens groei behouden blijft.” Zo’n megaproject in München levert extra tractie op, merkt hij. Op dit moment is Unbranded bezig met een opdracht voor de finale van The League of Legends World Championship (online gaming) in de O2 Arena in Londen. Ook staat de uitreiking van The MTV European Music Awards in Manchester op het programma.

Dit artikel is gesponsord door Exact.