De Kok Bouwgroep heeft al sinds 2006 ervaring met ERP-software: bedrijfsbrede softwareoplossingen die bedoeld zijn om de productiviteit te maximaliseren, de kosten te beheersen en de klantgerichtheid te vergroten. “Bij de automatisering van de administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen, was destijds gekozen voor het softwarepakket Exact AEC in combinatie met Exact Synergy,” vertelt Alexander Clemens, als controller in dienst van De Kok Bouwgroep. “Dat werkte jarenlang goed. Pas de laatste jaren begonnen we uit te kijken naar nieuwe software die geschikter was voor een bedrijf van onze omvang én wel kon worden gekoppeld aan de andere pakketten waar we mee werken.”
Applicatiebeheerder Mathijs Schijvenaars noemt in dat verband onder andere het document management systeem Docstream waar De Kok Bouwgroep mee werkt en natuurlijk IBIS, hét calculatieprogramma voor de bouw. “In plaats van zelf een calculatiemodule toe te voegen, kiest Exact ervoor om via API-koppelingen het beste bij elkaar te brengen. Dat geldt ook voor de DICO-koppeling die De Kok Bouwgroep in het kader van de Ketenstandaard Bouw en Techniek met vijf woningcorporaties heeft. Je hebt het dan over circa 20.000 bonnen die jaarlijks worden uitgewisseld en afgehandeld tussen ons systeem en die van de corporaties. Exact begrijpt hoe belangrijk dat voor ons is en vroeg ons om mee te denken en mee te werken aan de (door)ontwikkeling van dé cloud software voor de bouwsector.”
Soepele overstap
Dat werd Exact Online Bouw, dat half oktober ook De Kok Bouwgroep voorzag van een nieuw digitaal fundament dat voortaan online kan worden geüpdatet. “In nauw overleg met Exact hebben we gekozen voor een harde overgang, op maandag 3 oktober,” blikt Clemens terug. “Van het ene op het andere moment werd Exact AEC uitgezet en Exact Online Bouw aangezet. Vanaf dat moment maakten onze 180 vaste medewerkers en onze onderaannemers gebruik van Exact Online Bouw. In de week ervoor hadden ze de software al kunnen installeren op hun smartphone of tablet.” Schijvenaars: “En wij hadden alle lopende en aankomende projecten al in Exact Online Bouw gezet. Mede dankzij de trainingen die eerder al door Exact waren verzorgd, verliep de overgang eigenlijk heel soepel. Dat is deels te danken aan de gebruiksvriendelijkheid van de app. ‘Training’ is eigenlijk ook een groot woord. Voor de medewerkers die er op de bouwplaats mee gaan werken hadden we er drie uur voor uitgetrokken, maar zoveel tijd was bij niemand nodig. Zodra je ermee werkt heb je heel snel in de gaten wat de voordelen van Exact Online Bouw zijn ten opzichte van Exact AEC.”
Verbinding kantoor en bouwplaats
‘Niet meer zoeken, wachten of schatten maar vinden, aftikken en zeker weten’, zo omschrijft Exact de meerwaarde van de nieuwe cloud software zelf. “Daar is geen woord aan gelogen,” vindt Clemens. “Om te beginnen ben je van heel veel bonnenwerk en losse papiertjes af. En neem van mij aan: dat waren er nogal wat binnen een bedrijf dat service- en onderhoudswerk verricht voor een aantal woningcorporaties, maar ook nieuwbouwprojecten met 40 woningen realiseert. Projectgegevens, werktekeningen, werkbonnen, uitvoerdersbonnen, het aantal gewerkte uren, de verbruikte materialen… Het zit nu allemaal in één systeem, dat kantoor en bouwplaats met elkaar verbindt.” Schijvenaars: “Niet alleen tussen het kantoor en de bouwplaats, ook tussen De Kok Bouwgroep enerzijds en leveranciers, onderaannemers en opdrachtgevers anderzijds kan er voortaan veel minder misgaan omdat iedereen die bij een opdracht of project betrokken is realtime kan terugvallen op alle relevante data, gegevens en informatie die digitaal in Exact Online Bouw zijn vastgelegd.”
Clemens en Schijvenaars hadden zich voorbereid op een aantal hectische dagen, misschien zelfs wel weken naar de ‘harde overgang’ naar Exact Online Bouw. “Maar ook dat is ons heel erg meegevallen,” blikt Clemens terug. “We hadden handleidingen geschreven, maar daar is nauwelijks gebruik van gemaakt. Als medewerkers al een vraag hadden, schoten ze Mathijs aan. Na een paar dagen was het eigenlijk al ‘business as usual’, met als groot verschil dat die business nu veel efficiënter verloopt.” Schijvenaars knikt. “Naar Exact toe hebben we heel korte, directe lijnen. Met Exact Online Bouw hebben we als bouwbedrijf een nieuwe automatiseringsslag gemaakt, wat niet wegneemt dat je in de praktijk altijd tegen verbeterpunten aanloopt. Via onze vaste aanspreekpunten bij Exact blijven we daarom graag betrokken bij de doorontwikkeling van de software.”
Kloppend hart
Exact Online Bouw bevat ook een kwaliteitsborgingstool en kan volgens de ontwikkelaar worden gekoppeld aan wel 370 zakelijke apps, waaronder dus IBIS en Docstream. Dat gaat De Kok Bouwgroep in de toekomst volgens Schijvenaars zeker doen. “Maar first things first. Eerst moet de basis als een huis staan. Als dat het geval is gaan we Exact Online Bouw via koppelingen met andere apps nog meer laten uitgroeien tot het kloppend hart van de geautomatiseerde bedrijfsvoering.”
Dit artikel is gesponsord door Exact en De Kok Bouwgroep.
